Întreprinderile trebuie să țină evidența exactă a achizițiilor, a cheltuielilor, a banilor și a altor factori contabili. În mod tradițional, întreprinderile au urmărit înregistrările contabile manual, ceea ce ar putea fi consumator de timp și costisitor pentru a fi finalizat. Întrucât întreprinderile se îndreaptă din ce în ce mai mult spre sistemele computerizate de contabilitate, puteți începe să vă întrebați dacă aceasta este decizia financiară potrivită pentru întreprinderea dvs. Aflați avantajele și dezavantajele contabilității computerizate pentru a determina dacă aceasta poate ajuta afacerea dvs. să crească.
Precizie
Contabilitatea computerizată reduce marja de eroare umană, creând mai puține greșeli și o mai mare precizie în urmărirea finanțelor companiei. Deoarece calculatoarele îndeplinesc funcții de contabilitate de bază, există șanse mai mici ca greșelile simple umane să ducă la probleme contabile grave. Precizia este unul dintre principalele argumente pentru contabilitatea computerizată, deoarece companiile trebuie să se bazeze pe calculele corecte pentru a lua decizii de afaceri în cunoștință de cauză.
Acces
Accesul crescut este un alt pro legate de contabilitatea computerizată.A avea înregistrări exacte și tracabile crește credibilitatea cu investitorii externi și partenerii de afaceri; companiile pot partaja în mod sigur și eficient înregistrările selectate cu părțile relevante prin partajarea unui link, a unui cod de acces sau a unui fișier electronic. Datele de la numeroase departamente ale companiei pot fi partajate cu ușurință pentru o mai mare transparență și acces sporit la informație în procesul decizional. Mai mult de o persoană poate vizualiza și manipula înregistrări contabile computerizate fără riscul de a face mai multe copii ale documentelor financiare sensibile.
Responsabilitate
Un alt profesionist pentru contabilitatea computerizată este responsabilitatea sporită. Atunci când fișierele de contabilitate sunt salvate și copiate în format electronic pe o unitate de hard disk externă sau un sistem informatic în afara amplasamentului, există mai puține riscuri ca înregistrările să fie distruse sau pierdute în urma unui incendiu, a unei pagube de inundații sau a unei frenețe de curățare. Înregistrările de afaceri bine întreținute vă pot economisi timp și bani în timpul auditurilor, deoarece informațiile ar trebui să fie disponibile imediat.
limite
Contabilitatea computerizată are însă limitele sale. Un con referitor la contabilitatea computerizată este că, în timp ce programele software pot fi echipate pentru a efectua evaluări sofisticate ale înregistrărilor financiare, veți avea nevoie în continuare de un om de afaceri capabil să înțeleagă software-ul și capacitățile sale suficient pentru a autoriza rapoartele. Precizia rămâne o problemă atunci când oamenii trebuie să introducă în continuare datele în câmpurile obligatorii. Numerele de zgomote sau punctele zecimale pot duce la erori contabile grave, în ciuda mecanismelor software concepute pentru a surprinde greșelile.
Bani
Un alt con asociat contabilității computerizate este scump de a cumpăra suficiente computere și software de contabilitate. Bani economisiți de la plata orelor de plată a angajaților pentru înregistrarea manuală a informațiilor contabile pot fi ușor pierdute în comparație cu costul ridicat al contabililor bine pregătiți familiarizați cu software-ul. Companiile de software vin în mod regulat cu sisteme de contabilitate noi, actualizate, care pot fi scumpe, dar considerate necesare din cauza vulnerabilității față de defectele de sistem sau accesibilitatea hackerilor în versiunile mai vechi.
