Multe pachete de presă ajung direct în coșul de reciclare. Unele dintre aceste pachete pur și simplu nu ar interesa cititorii, dar alții au fost puțini pusi împreună. Formatarea corectă a unui pachet de presă va spori șansele ca informațiile să fie publicate. Trimiterea prin e-mail a pachetului mărește și posibilitatea de tipărire a informațiilor - nu numai obținerea rapidă a informațiilor, dar și facilitarea reproducerii cu ușurință a materialelor.
Identificați-vă obiectivele pentru trimiterea unui kit de presă și apoi pentru organizațiile de știri care ar putea ajuta la îndeplinirea acestor obiective. Editorii au prea puțin timp, deci nu-l pierdeți. O hârtie mică din Ohio, care publică doar știri locale, nu este interesată de un kit de presă de la un eveniment din California. O stație de știri care se concentrează pe finanțe nu este interesată de un set de presă despre un concert rock. Odată ce ați identificat suporturile media adecvate, localizați adresa de e-mail și numele editorului, dacă este posibil, prin căutarea pe Internet sau prin apelarea organizației. Un e-mail general al companiei ar putea fi utilizat în cazul în care e-mailul editorului nu este disponibil. Familiarizați-vă nu numai cu mufa de presă, ci cu stilul prizei de imprimare. Cu cât setul de presă este mai apropiat de stilul organizației media, cu atât mai bine.
Scrieți o scurtă declarație (de la 3 la 10 cuvinte) despre ceea ce trimiteți în linia de subiect a e-mailului. Dacă este posibil, încercați să arătați de ce acea priză media ar fi interesată de informații. De exemplu, dacă setul este trimis la o hârtie concentrată local, includeți locația evenimentului sau afacerii în linia de subiect.
Menționați imediat punctul în corpul e-mailului și, dacă este posibil, conectați acel punct principal la stilul și interesele ieșirii mass-media. Ceea ce includeți în corpul e-mailului va varia în funcție de ceea ce este inclus în kitul de presă. Dacă setul media este doar un comunicat de presă, includeți textul mesajului de lansare în corpul e-mailului și atașați versiunea pentru comoditate. Dacă setul de presă este un pachet despre un eveniment, scrieți o scurtă afirmație care spune ce este evenimentul, când este și ce ați atașat. Dacă setul de presă este despre o afacere locală, scrieți o scurtă declarație despre motivul pentru care trimiteți kit-ul.
Atașați fișierul de presă la e-mail. Fiți atenți la ce format de fișier trimiteți, totuși, deoarece nu toate prizele media vor putea deschide orice tip de fișier. În general, fișiere PDF (Formate de documente portabile) pot fi deschise de aproape toată lumea, iar software-ul de vizualizare este liber să descarce. PDF-urile se vor asigura, de asemenea, că ceea ce vedeți pe ecranul calculatorului este ceea ce văd destinatarul, fără a modifica formatările de la diferite computere. Formatele RTF (Rich Text Format) sunt, de asemenea, ușor de deschis; totuși, formatul nu este păstrat într-un fișier RTF și nu este potrivit pentru documentele cu grafică.
Asigurați-vă că toate fotografiile destinate reproducerii sunt suficient de mari pentru a fi reproduse la o înaltă calitate; nu comprimați imaginea pentru a trimite e-mailul mai repede. Documentele text pot fi combinate într-un singur fișier, dar fotografiile care trebuie luate în considerare pentru publicare trebuie atașate ca fișiere separate, deoarece imaginile nu pot fi ușor separate de document. Formatul de fișier JPG este adesea mai bun pentru imagini.
Du-te înapoi la corpul e-mailului. În concluzie, listați documentele pe care le-ați atașat și de ce; menționați, de asemenea, dacă fișierele sunt disponibile într-un format diferit. La sfârșitul e-mailului, menționați informațiile complete de contact.
Verificați toate aspectele înainte de a trimite e-mailul. Asigurați-vă că adresa de e-mail este corectă, corpul e-mailului nu are erori și că fișierele corecte sunt atașate.
