Scrierea scrisorilor de colectare către clienții care nu plătesc este o sarcină inevitabilă a fiecărui proprietar al afacerii. Pentru a crește șansele de a vă plăti ceea ce vă datorați, întocmiți o politică de plată detaliată înaintea emiterii creditului și folosiți tact și profesionalism atunci când încercați să colectați contul trecut.
Creați o politică de plată
Înainte de a permite unui client sau unui client să amâne plata, să plătească pe credit sau să plătească după livrarea produselor sau serviciilor, dezvoltați o politică de plată care conturează termenii. Aceasta ar trebui să includă detalii cu privire la momentul în care considerați o plată trecută, cum ar fi 10 zile sau 30 de zile după emiterea facturii. De asemenea, ar trebui să includă detalii despre ce se va întâmpla în cazul în care continuă neplata, cum ar fi emiterea de penalități și taxe cu întârziere, întreruperea serviciilor sau luarea de măsuri legale.
Adresați-vă specificului
Consultați acordul dvs. contractual cu clientul în redactarea scrisorii dvs. de colectare. Trimiteți ordinea, numărul facturii, data serviciului sau achiziției și data la care a fost plătită plata inițială. Dacă au existat încercări anterioare de colectare, menționați și acestea și dați clientului un total care include penalități. De exemplu, "Comanda dvs. de 1.000 de sticle de apă a fost livrată pe 1 octombrie și o factură de 250 USD a fost emisă prin e-mail 3 octombrie, cu o dată de plată din 3 noiembrie. Contul dvs. este acum 30 de zile în urmă și contul dvs. a fost evaluat Taxa de 25 de dolari, care vă face soldul restant de 275 de dolari, plătibil imediat."
Fiți simpatic, dar ferm
În timp ce unii clienți neplătitori își pot eschiva facturile, alții le-au uitat data de plată sau au probleme grave de flux de numerar. Oferiți clienților beneficiul îndoielii atunci când scrieți scrisori de colectare pentru a evita punerea lor în defensivă. De exemplu, "Înțelegem că pot apărea circumstanțe neprevăzute și suntem hotărâți să colaborăm cu dvs. pentru a rezolva această problemă". Această abordare nu îi insultă pe client, dar explică clar că plata trebuie efectuată indiferent de circumstanțe.
Atașați documentele de verificare
Atașați la scrisoarea dvs. de colectare copii ale facturilor emise anterior, corespondența trecută cu privire la problema, o copie a oricărui contract semnat sau acord scris și extrase din politica de plată. Dacă sunteți dispus să negociem soldul sau să efectuați plăți parțiale, schițați termenii specifici ofertei dvs. Furnizați un număr pentru a apela dacă clientul are întrebări și include un plic preplătit, adresat automat, pentru o plată ușoară.
Utilizați un avocat
Dacă încercările repetate de a colecta pe conturile din trecut nu se dovedesc fructuoase, puteți opta pentru un avocat să trimită scrisoarea de colectare în numele dvs. Avocatul dvs. vă poate recomanda amenințările instanței de revendicări, sesizarea unei agenții de colectare, raportarea creditelor sau alte acțiuni în justiție. Se cântărește costurile și beneficiile a ceea ce ar fi nevoie pentru a exploata eforturile tale de colectare către un profesionist legal față de suma pe care o poți colecta potențial de la clientul tău. De exemplu, folosirea unui avocat pentru a scrie o scrisoare de colectare pentru o factură de 50 de dolari ar putea să nu fie eficientă din punct de vedere al costurilor, dar angajarea unui ajutor profesional pentru colectare pe un cont de 10.000 de dolari ar fi aproape sigur să merite cheltuiala.
