Un sistem de informații contabile furnizează informații financiare precise și în timp util pentru scopuri de gestiune internă. În timp ce aceste sisteme pot include manuale și registre de hârtie, cele mai multe sisteme din mediul de afaceri de astăzi sunt construite pe programe sau aplicații software de contabilitate. Aceste sisteme oferă rapoarte financiare sau operaționale pentru proprietarii de afaceri pentru a lua decizii. Un sistem de informații contabile poate, de asemenea, să integreze și să îndeplinească obiectivele departamentale și la nivel de companie.
Colectarea informației centralizate
Sistemele de informații contabile colectează informații pentru diverse scopuri într-o afacere. Organizațiile mari utilizează adesea acest sistem pentru a aduna și a organiza informații financiare și de altă natură din mai multe departamente sau diviziuni de afaceri. Un sistem contabil poate beneficia, de asemenea, organizații cu mai multe locații naționale sau internaționale. Acest sistem permite transferarea electronică a informațiilor din mai multe surse într-o locație centrală unde contabilii colectează și procesează aceste date. Unele sisteme pot, de asemenea, să adune informații într-un format în timp real.
Control și echilibru
Managerii de contabilitate și supraveghetorii folosesc un sistem de informații contabile pentru a separa sarcinile și pentru a asigura existența unor controale pentru diferite funcții contabile. Conturi de plată, conturi de încasat, salarizare, date financiare departamentale, active fixe și achiziționarea fiecărei lucrări în cadrul unor module separate într-un sistem contabil avansat și solicită procese și proceduri individuale de manipulare. Fiecare dintre aceste module individuale alimentează date sumare în registrul general, dar permite verificări și balanțe de sistem de-a lungul drumului. Rapoartele pot fi generate din module individuale pentru a asigura exactitatea datelor înainte de a fi transmise la registrul general al unei companii.
Îmbunătățirea fluxului de muncă
Îmbunătățirea fluxului de muncă în departamentele individuale devine adesea un impuls prin implementarea unui sistem de informații contabile. Departamentele din afara contabilității trebuie să înțeleagă modul în care informațiile critice sunt procesate prin intermediul sistemului de informații financiare interne al companiei din mai multe motive. Documentele sursă - cum ar fi facturile, comenzile de cumpărare, rapoartele privind cheltuielile angajaților, cardurile de timp pentru introducerea salariilor, facturile și formularele de achiziție a activelor - trebuie să-și găsească toate părțile de la inițiator la departamentul contabil.
În funcție de software, sistemul contabil necesită introducerea manuală în sistem a unei varietăți de informații pentru diferite părți ale procesului. Aceasta deseori determină fluxul de lucru al altor departamente în ceea ce privește prelucrarea datelor financiare. Procedurile și procesele care definesc în mod clar informațiile necesare, pașii de procesare a informațiilor și procesul de aprobare, ajutorul pentru reducerea muncii redundante și asigurarea faptului că departamentul contabil are aprobările necesare pentru procesarea datelor financiare.
