Un sistem de informații contabile este destinat întreprinderilor să utilizeze pentru înregistrarea tranzacțiilor lor financiare. Informațiile sunt introduse, prelucrate, stocate și distribuite prin acest tip de sistem. Sistemele de informații contabile au multe beneficii; cu toate acestea, există și unele dezavantaje pentru ei.
Învățarea sistemului
Învățarea unui sistem de informații contabile poate fi adesea dificilă și consumatoare de timp. Persoanele fizice trebuie să fie instruite într-un sistem, iar acest lucru poate provoca un dezavantaj companiilor din punct de vedere al timpului și al forței de muncă. Un sistem de informații contabile este compus din multe componente diferite și aproape toate sistemele sunt computerizate. Datorită complexității lor, unii oameni le pot găsi greu de folosit. Poate dura săptămâni sau luni pentru ca o persoană să înțeleagă un sistem contabil și, de obicei, individul încă nu înțelege complet ceea ce este capabil de sistem. Dacă angajatul renunță să lucreze la organizație, poate dura săptămâni sau luni, încă o dată, să pregătească un alt angajat.
Pierderea informațiilor
Sistemele informatice de contabilitate sunt de obicei computerizate. Din acest motiv, există întotdeauna un risc de pierdere a informațiilor prin întreruperi de alimentare sau accidente de sistem. Când se întâmplă acest lucru, există o șansă ca toate informațiile din sistem să poată fi pierdute. Companiile iau măsuri de precauție pentru această problemă, întărindu-și fișierele în mod regulat și executând întreținerea standard pe toate sistemele informatice. De asemenea, instalează software anti-virus ca o altă măsură de precauție. Totuși, niciunul dintre acești pași nu elimină problema potențială care ar putea apărea. Sistemele informatice de contabilitate stochează informațiile financiare ale companiei de-a lungul anilor. Dacă apare un accident de sistem, acesta provoacă un dezavantaj important pentru companie. Toate informatiile sunt pierdute si exista o sansa ca aceasta sa nu fie recuperata niciodata.
Re-evaluare
Companiile își schimba adesea modul de a face afaceri pentru a ține pasul cu ultimele tendințe. Pentru a ține pasul într-o lume de afaceri exigentă, aceste schimbări pot avea un impact asupra unui sistem contabil. Un sistem de informații contabile este dificil de stabilit deoarece fiecare companie este unică în felul său. Pentru a ține pasul cu schimbările, sistemele informatice contabile trebuie reevaluate frecvent. Modificările adesea trebuie făcute într-un sistem pentru a procesa eficient informațiile. Acest lucru poate fi un dezavantaj pentru companii deoarece este nevoie de timp pentru reevaluare și costă bani.
