Tranziția de la utilizarea hârtiei și a creioanelor sau a varietății de programe individuale de calculator la un sistem informatic integrat este un semn sigur de creștere a afacerilor mici. Spre deosebire de un sistem manual separat, un sistem bazat pe tehnologie se ocupă de toate aspectele legate de stocarea, prelucrarea, distribuirea și comunicarea informațiilor de afaceri dintr-o locație centrală. Deși obiectivele principale se concentrează adesea asupra unor beneficii intangibile, cum ar fi obținerea unui avantaj competitiv sau creșterea satisfacției clienților, multe companii beneficiază, de asemenea, de avantaje concrete, cum ar fi economiile de costuri, controlul îmbunătățit și erorile de intrare a datelor mai puține.
Definirea Tangibilă
Ce includeți într-o listă de beneficii tangibile depinde de clasificarea acestor beneficii utilizând o definiție îngustă sau extinsă. Dacă compania dvs. utilizează o definiție îngustă, beneficiile tangibile sunt doar cele pe care le puteți cuantifica și măsura în termeni monetari. Acestea includ atât reducerea imediată a costurilor, cât și reducerea costurilor pe termen lung. O definiție largă include, de asemenea, beneficii cvasi-tangibile pe care nu le puteți cuantifica în termeni monetari, dar pe care le puteți vedea, atinge sau simți direct.
Avantaje de economisire a costurilor
Deși adesea este nevoie de timp pentru a începe realizarea unor beneficii de economisire a costurilor, iar cheltuielile nu se vor contracta peste noapte, beneficiile financiare devin din ce în ce mai evidente. În plus, aceste beneficii apar adesea într-o secvență. De exemplu, un sistem informatic crește productivitatea, ceea ce poate duce la reducerea forței de muncă, ceea ce scade costurile de funcționare. De asemenea, poate îmbunătăți eficiența stocării-comandă, ceea ce duce adesea la reducerea timpului de execuție și are ca rezultat atât reducerea cerințelor de păstrare a stocurilor, cât și a costurilor.
Un control intern mai bun
O serie de beneficii tangibile contribuie la îmbunătățirea controalelor interne preventive și detective. De exemplu, un sistem centralizat de stocare a informațiilor permite îmbunătățirea controlului accesului. Raportarea mai rapidă, care se traduce adeseori în feedback-ul în timp real, crește responsabilitatea și reduce șansele de abuz de bunuri, fraude sau furt intern. În plus, urmărirea automată nu numai că ușurează căutarea documentelor curente și istorice, ci vă permite să construiți și să revizuiți trasee de audit complete pentru majoritatea tranzacțiilor.
Venituri crescute
Un sistem informatic poate îmbunătăți timpul de răspuns și poate crește veniturile din vânzări. Beneficiile tangibile, cum ar fi o disponibilitate sporită a datelor și mai puține blocaje de informații în partea de gestionare a inventarului dintr-un sistem informatic, pot contribui la creșterea vânzărilor prin reducerea stocurilor și a comenzilor înapoi. În partea de gestionare a relațiilor cu clienții, accesul mai ușor la informațiile unui client poate însemna diferența dintre realizarea și vânzarea. De asemenea, permite vânzărilor și clienților serviciului clienți să monitorizeze istoricul comenzilor clienților și să plătească în timp util pentru vânzări.
