Dacă stați în spatele unei recepții, sunteți prima persoană care se întâlnește cu un vizitator în compania dvs. Primele impresii contează, iar comportamentul și atitudinea dvs. contează. Ar trebui să căutați să faceți o impresie profesională și primitoare în orice moment, chiar dacă sunteți ocupat cu alte sarcini. Rețineți că vizitatorul nu vă întrerupe afacerea, este afacerea dvs.
Salut Vizitatori
Uită-te când cineva se apropie de birou și zâmbește. Dacă sunteți în călătorie de afaceri, faceți un contact vizual cu vizitatorul pentru a indica că o vedeți și va fi cu ea în curând. Imediat ce ați terminat apelul, concentrați-vă pe vizitator cu un zâmbet. Cereți-mi scuze pentru întârziere și întrebați cum vă puteți ajuta. Puneți căldura în această întrebare, astfel încât să nu pară deranjantă.
Eticheta de întâmpinare
Întrebați-l pe vizitator dacă el ar dori să aibă un loc în timp ce vă contactați persoana cu care se întâlnește. În funcție de politica companiei dvs., oferiți cafea sau ceai sau îndreptați vizitatorul către camera de cafea. Oferiți-i să-și închidă haina sau să-i arate unde poate fi atârnat. Sunați persoana care se va întâlni cu vizitatorul. Utilizați doamna sau domnul când anunță vizitatorul.
Modul personal
Pe lângă zâmbind, modulați-vă vocea. Fiți conștienți de faptul că puteți transmite ceea ce credeți prin tonul vocii voastre. Nu mestecați guma, nu luați apeluri telefonice sau text când cineva așteaptă. Dacă discutați cu colegii, opriți-vă și concentrați-vă asupra vizitatorului. Nu mănâncă la birou. Dacă nu puteți evita acest lucru, alegeți alimente care nu au o aromă îndelungată. Cu alte cuvinte, nici o pizza sau spaghete.
Aspectul biroului
Păstrați un birou curat și ordonat, chiar dacă aveți alte sarcini de făcut în afară de a trata cu vizitatorii. Este posibil să aveți hârtii de hârtie pentru a lucra, dar acestea nu ar trebui să se răspândească pe toată zona de recepție. Amintiți-vă că zona dvs. de recepție promovează compania dvs. și ar trebui să arate profesională - nu supraîncărcați biroul cu brățări, gadget-uri amuzante, fotografii sau jucării de birou.
