Există momente când tu și angajații tăi trebuie să plătești câteva dolari în bani pentru a plăti cheltuieli minore pentru afaceri. Este posibil să aveți nevoie să cumpărați câteva consumabile de birou, să plătiți pentru un tort pe ziua de naștere a unei persoane sau pur și simplu să găsiți o mică schimbare pentru un parcare, de exemplu. Cele mai multe companii folosesc numerar pentru acest lucru, monitorizând plățile într-o mică carte de numerar. Va trebui să desemnați un manager de numerar mic, de obicei un contabil, contabil sau alt supraveghetor care să supravegheze operațiunile și să colecteze chitanțe, dacă este necesar. Fiecare angajat care dorește să facă o achiziție ar trebui să treacă prin acest reprezentant, în loc să lase fiecărui angajat o cutie de bani sau un tabel mic.
Achiziționați un notebook ruled - un notebook mic, cu jurnal, poate fi cel mai bun, deoarece se poate încadra în cutia de bani. Etichetați notebook-ul cu data de începere, numele companiei și informațiile de contact "Dacă s-au pierdut, contactați". Desenați trei linii verticale pe prima pagină a notebook-ului. Etichetați cele patru coloane rezultate, data, achiziția, suma și soldul. Puteți continua acest lucru pe parcursul notebook-ului la pornirea carnetului de numerar sau se bazează pe persoana care începe o nouă pagină pentru a continua formatul.
Afișați balanța de pornire pe linia proprie cu data înregistrată. În coloana Achiziție, denumiți Bilanțul inițial. Prima achiziție va fi înregistrată pe a doua linie.
Puneți suma de pornire a banilor în cutie sau tabel împreună cu notebook-ul.
Pentru a face o achiziție, angajatul trebuie să propună contabilului sau managerului ce are nevoie și de ce. Contabilul sau managerul poate accepta sau respinge ideea. Dacă este acceptat, angajatului i se permite accesul la cartea de marfă și la cutia sau tabla.
Solicitați angajatului să depună o chitanță după efectuarea achiziției. Păstrați toate chitanțele împreună, fixate de o clemă de hârtie, în caseta de bani sau în carte. Eliminați chitanțele lunare și fișierul.
Adăugați bani în plus la fondul de numerar mic prin retragerea din contul companiei. Supraveghetorul de numerar, ca și contabil sau manager, decide cât de mult ar trebui să fie păstrat în numerar mic, de obicei sub 100 $.
sfaturi
-
Păstrați cartea de marcat și cutia sau tabela de bani într-un loc sigur, cum ar fi biroul contabilului sau managerul sau cabina. Nu lăsați-o într-o zonă comună, cum ar fi sala de mese sau zona de întâlnire. Păstrați mici achiziții de numerar mici, pentru cheltuieli cum ar fi poștale, contoare de parcare sau consumabile de petrecere.
Avertizare
Nu înregistrați achiziții importante în carnetul de numerar mic. Acestea ar trebui să fie contabilizate în cartea principală de numerar.
