Pentru orice organizație, sărbătorirea dedicării unei clădiri este punctul culminant al anilor de muncă și de planificare. Există multe moduri de a planifica această comemorare. Bucurați-vă de timpul petrecut în mod creativ pentru a decide ce componente sunt cele mai potrivite pentru evenimentul dvs. Va exista o tăietură de panglică? Ce zici de un prânz? Vreți să includeți o componentă religioasă? Multe dintre aceste idei pot fi dependente de bugetul dvs., dar merită explorate. Odată ce ați stabilit câteva linii directoare, începeți procesul de planificare.
Setați data cu câteva luni în avans. Coordonați cu antreprenorul dvs. de clădiri la o dată anticipată de finalizare. Verificați reglementările locale privind construcțiile - este posibil să aveți nevoie de un certificat de ocupare care să fie emis înainte de a putea găzdui în mod legal un eveniment în clădirea nouă. Dacă intenționați să organizați o sărbătoare la nivel de comunitate, verificați calendarele altor grupuri sau instituții, astfel încât să nu rezervați date excesive.
Pregătiți lista de oaspeți cu câteva luni în avans. Anunțați VIP-urile invitate de la dată și spuneți-le că veți rezerva locuri de parcare și locuri speciale pentru ei. Estimați numărul de invitați: Consultați cu atenție lista dvs. și probabilitatea ca oamenii să participe. În mod obișnuit, cu cât este mai mare lista de oaspeți, cu atât este mai mică procentul de participare. Pentru liste de 500 sau mai mulți oaspeți, o participare de 25% reprezintă o estimare inițială. Caterele sunt o resursă informată pentru estimarea numărului de invitați care vor participa.
Cu câteva luni în avans, invitați membri ai clerului și a altor vorbitori, sperați că vor participa la serviciu.
Trimiteți anunțurile "salvați data" prin e-mail la întreaga listă de clienți cu până la două luni în avans.
Rezervați-vă și întâlniți-vă cu furnizorul cât mai curând posibil. Luați decizii privind planificarea spațiului, meniul, necesarul de echipamente, parcarea, amenajările florale și personalul de service.
Servicii de închiriere și servicii de închiriere de echipamente. Începeți să aveți întâlniri de planificare pentru fiecare dintre ele cu câteva luni în avans. Acestea pot include echipamente (scaune, mese, lenjerie, scena, sistem de sunet și podium), valet, florariști, muzicieni, imprimante și fotografi. Începeți să lucrați cu orice suport media care ar putea acoperi evenimentul.
Invitațiile prin poștă cu trei săptămâni înainte de eveniment. Adresă de mână, dacă este posibil.
Reconfirmați cu furnizorii de servicii cu două săptămâni înainte și verificați toate detaliile. Efectuați un calendar detaliat al evenimentelor pentru ziua evenimentului și distribuiți-i furnizorilor de servicii. Includeți informațiile de contact cu numerele de telefon mobil. Programele sau ordinele de serviciu ar trebui să meargă la imprimantă cu două săptămâni înainte de eveniment.
În ziua precedentă evenimentului, rezervați locuri de parcare pentru VIP-uri, clerici și furnizori de catering cu conuri de trafic și semne de parcare rezervate. Pick up program / ordine de serviciu de la imprimantă. Primiți articole de închiriere și începeți să configurați. Re-contactați membrii mass-media și rezervați parcarea pentru ei, dacă este necesar.
În ziua evenimentului, lucrați la plan și depindeți de profesioniștii pe care i-ați angajat să-și facă datoria.
sfaturi
-
Proiectați dedicația pentru a onora intenția clădirii. De exemplu, studenții ar putea juca roluri semnificative în dedicarea unei noi clădiri școlare sau invitații ar putea fi invitați să arunce semințe de floarea-soarelui la dedicarea unui centru de grădină publică. În cazul în care banii pentru clădirea nouă au fost donați, planificați să aveți o petrecere privată de "sneak peek" pentru donatori cu o noapte înainte de dedicație.
