Toate organizațiile au nevoie de o bună gestionare a înregistrărilor, de la momentul în care înregistrările sunt generate până când sunt eliminate din sistem. Sistemele de depozitare inexistente sau prost planificate duc la dificultăți în depunerea și recuperarea înregistrărilor sau la lipsa de eficiență în gestionarea fluxului de informații. De asemenea, aceștia pot stabili probleme juridice din cauza înregistrărilor pierdute sau a înregistrărilor nedorite. Sistemele de depozitare bine concepute utilizează etichete alfabetice, alfanumerice sau numerice, care generează gestionarea eficientă a înregistrărilor și produc mai multe organizații profesionale.
Sisteme de evidență numerică explicate
Sistemele numerice de arhivare atribuie numere fiecărui fișier sau înregistrării care conține informații. Numerotarea ar putea fi extrasă din înregistrarea însăși (de exemplu, numere de ordine de cumpărare), fișiere de numerotare în ordine de generare a înregistrărilor (de la 1 la 1000), folosind numerotarea secțiunii unde fișierele numerotate sub secțiuni - sau categorii - ca 100, 200, 300 etc., aparțin subtitlurilor specifice ale subiectului sau se utilizează zecimale (similare cu sistemul zecimal Dewey). Sistemele numerice de arhivare includ frecvent un index de fișiere pentru a ajuta la recuperarea înregistrărilor.
Organizarea și menținerea ordinii
Codarea numerică permite deplasarea întreaga secțiune a înregistrărilor, menținând în același timp o secvențiere corespunzătoare. Înregistrările sunt depuse consecutiv, de la dreapta la stânga și de sus în jos. Fisele numerice sunt organizate în ordine consecutivă, în ordine ascendentă - numărul cel mai mic până la cel mai înalt. Fișierele duplex-numerice au două sau mai multe seturi de numere, separate prin liniuțe, virgule sau spații și depuse de setul de deschidere, urmate de numere ulterioare. Sistemele cronologice și numerice indexate după an, lună și zi.Sistemele terminale cu cifre numerice permit gruparea fișierelor pe rafturi, organizarea fișierelor cu ultimul număr (două până la patru cifre) ca element principal de depunere și înregistrarea consecutivă a ultimului număr, a numărului de mijloc și a primului număr. Cerințele pentru spațiul de depozitare sunt ușor de determinat prin gruparea înregistrărilor pe secțiuni numerice - 10s, 100s, 1000s de înregistrări pe raft sau unitate de rafturi. În plus, organizarea înregistrărilor este în continuare mărită prin indexarea fișierelor.
Precizie
Sisteme de arhivare cu volum mare - fișierele extrase și reintroduse frecvent - combinate cu etichete colorate fac recuperarea și rafigurarea fișierelor mai repede și elimină confuzia în cazul în care numărul cade în ordine. În sistemele cu cifre terminale, de exemplu, numărul final este codificat cu o singură culoare, numărul intermediar devine o culoare separată, iar primul număr devine culoarea proprie. Pe măsură ce se schimbă primul, mijlocul și ultimul număr, și culoarea. Culoarea acționează ca un indiciu vizual pentru creșterea vitezei și a eficienței în depunere.
Viteza de depunere
Sistemele numerice de arhivare combinate cu codificarea culorilor sporesc înregistrarea înregistrărilor și viteza de recuperare - chiar și atunci când recuperarea unui fișier înseamnă trimiterea într-un index pentru a identifica numărul de fișier - deoarece administratorul de fișiere are o conștientizare instantanee a localizării fișierului în funcție de grupul de fișiere. În cazul fuziunilor organizaționale, în cazul în care organizațiile individuale au sisteme de numerotare diferite, codurile numerice nu trebuie modificate. Adăugarea de fișiere în sala de fișiere este mai rapidă, deoarece fișiere numerotate mai mici (cu 6 cifre) sunt depuse în partea stângă a fișierelor numerotate mai mari (7 cifre).
Confidențialitatea
Sistemele numerice de evidență identifică în mod pozitiv înregistrările specifice, păstrând în același timp confidențialitatea, ceea ce este deosebit de important în înregistrările medicale, ale clienților și ale angajaților, prin eliminarea oricăror marcaje de identitate personale. Sistemele numerice de arhivare respectă regulile HIPAA.
