Importanța unui sistem bine organizat de depozitare a biroului nu este niciodată mai evidentă decât atunci când lipseste un document important. Sistemele ineficiente de arhivare pot duce la pierderea timpului, a banilor și la o decizie necorespunzătoare dacă documentul lipsă conține o informație integrală și trebuie să faceți o decizie fără ea. O modalitate de a crea ordine din haos este crearea unui sistem numeric de depozitare a birourilor, în care să atribuiți numere în înregistrări, cum ar fi comenzi de achiziție, elemente de inventar și estimări, informații despre fișiere în ordine crescătoare sau de la cel mai mic la cel mai mare număr.
Elementele de care aveți nevoie
-
Sistem de numerotare
-
Cabinetul de fișiere
-
Ghiduri de divizare a fișierelor
-
Fișiere separator de fișiere
-
Dosare de fișiere, culori asortate
-
etichete
Configurați categoriile și sistemul de numerotare
Configurați categoriile de fișiere și alocați numere de control. Specificați departamentele individuale din cadrul organizației dvs. separat. Atribuiți un număr de control principal pentru fiecare departament. De exemplu, o întreprindere mică ar putea alege să stabilească categorii, cum ar fi "Financiar", "Vânzări", "Achiziții", "Resurse umane" și "Echipamente". Atribuiți un număr de control pentru a identifica fiecare categorie principală, cum ar fi 100 la Financial; 200, Vânzări; 300, Achiziții; 400, Resurse Umane; și 500, Echipamente.
Configurați subcategoriile de fișiere și alocați numere de subcontrol pentru a defini și identifica fiecare subcategorie. De exemplu, pentru categoria Vânzări, puteți adăuga 10 pentru rapoarte de vânzări; 20, Estimări de vânzări; și 30 de vânzări.
Configurați un sistem de numerotare în fiecare subcategorie pentru a identifica documentele individuale din cadrul subcategoriei. Acesta va deveni numărul pe care îl imprimați pe documentul însuși. De exemplu, dacă trimiteți o comandă pentru formularele estimative de vânzări preprinse, ați indica numărul primului formular ca 200-20-01 sau 200 20 01, dacă preferați. Fiecare document succesiv va crește cu unul. Ați tipări "200-20-02" pe cel de-al doilea formular de estimare a vânzărilor, de exemplu.
Creați un index general al planului dvs. de arhivare. Acesta va servi ca un cuprins pentru cabinetul dvs. de depozitare.
Configurați cabinetul
Stabiliți un sistem de codare a culorilor pentru a identifica principalele și subcategoriile. De exemplu, puteți stabili o regulă care utilizează o etichetă separator de fișiere albastre pentru a identifica categoriile principale. Dosarele de fișiere colorate ar putea identifica subcategorii, ca în folderele roșii pentru rapoarte de vânzări, folderele verzi pentru estimări de vânzări și dosarele galbene pentru încasările din vânzări. Etichetele din dosarele fișierelor vor identifica conținutul său, cum ar fi etichetele care afișează 01-100, 101-200 și așa mai departe.
Creați filele de separare pentru categoria principală și plasați-le în dulapul de depozitare. Etichetați și plasați dosarele fișierelor de subcategorii inițiale în dulapul de depozitare și adăugați după cum este necesar.
Trimiteți documentele în ordinea numerică corespunzătoare.
sfaturi
-
Acordați-vă ceva timp pentru a identifica nevoile afacerii dvs. și pentru a decide cu privire la o categorie și un sistem de numerotare care are sens pentru afacerea dvs.
Dacă utilizați un sistem computerizat de contabilitate și tipăriți propriile formulare, este posibil să fie necesar să modificați sistemul de numerotare pentru a reflecta cerințele de depozit. De exemplu, numerotarea formularelor pentru Estimarea vânzărilor ar putea începe la 200-20-01 și cu o creștere pentru fiecare estimare nouă.
Furnizați o locație și un container specific pentru toate documentele care nu au fost încă depuse, în cazul în care aveți nevoie de acces la acestea în timp.
Cea mai bună modalitate de a vă asigura că respectați cerințele de depunere este stabilirea unui program, cum ar fi zilnic sau săptămânal.
