Depunerea este una dintre acele locuri de muncă importante pe care niciunul dintre noi nu le place să le facă. Când instalați un nou sistem de depozitare, veți dori să îl faceți într-un mod ușor de utilizat. Unii oameni preferă să-și instaleze sistemul prin alfabet, iar alții prin numere. Alții l-au pus în funcție de categorie și apoi de alfabet. Alegeți ce funcționează pentru dvs.
Elementele de care aveți nevoie
-
Dulap de depozitare
-
Fișiere cu manila filetate
-
Tablă de separare din carton
-
Marcator punct fin
Organizați-vă categoriile cum ar fi chiria sau ipoteca. Anulați fișierele pentru clădire, utilități și consumabile. Treceți prin toate documentele. Oferiți fiecărui subiect o categorie. Încercați să faceți ca categoriile dvs. să coincidă cu categoriile IRS, ceea ce face mai ușor la sfârșitul anului.
Faceți un divizor pentru fiecare categorie. Scrieți pe divizor ce categorie este. Puneți-le deoparte.
Pe măsură ce plătiți o factură, scrieți data pe care ați plătit-o din partea facturii pe care o păstrați sau chitanța. Dacă utilizați cecuri, scrieți numărul de cec și suma plătită pe chitanță. Dacă plătiți în mod electronic, scrieți numărul de confirmare și suma plătită. Dați-vă toate documentele pentru data la care ați lucrat, chiar dacă nu este o factură. Exemple de alte documente pot fi reconcilierea bancară, facturile pentru comenzi și facturile trimise clienților. Apoi documentați fiecare chitanță sau bucată de documente în sistemul dumneavoastră de evidență contabilă. Quickbooks și Microsoft Money au programe excelente pentru contabilitatea micului business.
Creați un director manila pentru fiecare parte separată a categoriei pe care ați enumerat-o la pasul 1. Un exemplu ar fi, categoria este Utilități, iar folderele ar fi ABC Electric, apă și canal CITY și conexiuni Internet INT. Dacă afacerea dvs. are furnizori, configurați fișiere individuale pentru fiecare furnizor. Configurați fișiere pentru fiecare dintre clienții dvs. Treceți prin fiecare categorie și configurați toate dosarele individuale.
Creați un fișier pentru fiecare angajat. Întrucât majoritatea întreprinderilor mici nu au departamente de personal care să se ocupe de angajați și să păstreze evidențe asupra acestora, va trebui să păstrați cel puțin un dosar simplu pe ele. Plasați înregistrările de salariu. Indicați orice formare pe care au terminat-o. Păstrați copii ale licențelor dacă acestea sunt necesare. Veți dori, de asemenea, să documentați eventualele dispute cu dumneavoastră. Scrieți la ce a fost vorba și care a fost rezultatul.
Păstrați un fișier separat pentru chitanțele dvs. când cumpărați ceva pentru afacerea dvs. Documentează-le mai întâi în registrul tău. Vreți să le puneți în dosar. O dată pe lună, treceți prin fișierul de chitanță și plasați-l în fișierul și categoria corectă. Poți să scrii lunar încasările și să le scrii luna. Chiar dacă utilizați un card de credit, aceasta este o documentație suplimentară dacă ați fi auditat de IRS.
Plasați separatoarele de categorii în dulapul de depozitare prin alfabetizarea acestora. Alfabetizați fiecare dintre folderele din acea categorie. Plasați-le în spatele divizorului. Treceți prin fiecare categorie și trimiteți-le.
sfaturi
-
Puteți personaliza orice sistem de depozitare pentru a vă ușura utilizarea. Atâta timp cât puteți găsi informațiile rapid, este un sistem bun de înregistrare.
