O procedură este ca o rețetă - un set de instrucțiuni care afirmă în mod clar cine face ceva, când trebuie făcut, cum este făcut și ce ar trebui să fie rezultatul. Listează fiecare pas în ordinea în care trebuie completat. Compilați mai multe proceduri într-un manual care este organizat prin descrierea postului, departament, funcție sau orice comandă care face ca informațiile să fie cele mai accesibile utilizatorilor manualului. Nu confunda politicile cu procedurile. Politicile sunt reguli sau declarații de poziție; procedurile sunt ceea ce oamenii urmează să realizeze politici.
Elementele de care aveți nevoie
-
Documentația existentă care poate fi material de resurse
-
Experții în materie științifică care știu cum să efectueze procedurile
Decideți ce proceduri să documentați. Două metode de alegere a conținutului manualului dvs. constă în cercetarea potențialilor utilizatori manuali pentru a afla care sarcini au nevoie de clarificări sau informații suplimentare sau puteți prefera să faceți o listă a problemelor operaționale pe care le puteți rezolva cu proceduri clar definite.
Adună informații. O persoană care face deja sarcina este cea mai bună resursă decât dacă creați proceduri de la zero. Urmăriți persoana care efectuează sarcina și notează sau cereți persoanei să vă noteze toate pașii implicați în sarcină, precum și toate sfaturile sau avertismentele învățate prin experiență.
Stabiliți aspectul manualului. Un format în două coloane face ca procedurile să fie clare și ușor de citit. Titluți fiecare pagină cu numele procedurii și puneți sub titlu o listă sau un paragraf cu privire la fapte care nu se încadrează într-un pas, cum ar fi frecvența procedurii și sfaturi sau avertismente. Procedura ar trebui urmată după aceea într-un tabel cu două coloane.
Scrieți un proiect brut. În coloana din stânga, listați persoana responsabilă de procedură. În coloana din dreapta, listați în ordinea pașilor pe care persoana respectivă le efectuează. Dacă procedura implică mai mulți oameni, aceștia ar trebui să poată vedea cu claritate unde se potrivesc în proces și ce trebuie să facă.
Testați procedurile. Faceți-i pe cineva care nu este familiarizat cu procedurile de urmărire din proiect. Este important să folosiți pe cineva neexperimentat, astfel că persoana nu va lua orice scurtătură obișnuită sau luciu asupra unor puncte neclare pe care un alt cititor nu le-ar înțelege.
Revizuiți schița. Clarificarea, adăugarea, ștergerea și rearanjarea pașilor până când procedurile pot fi urmate de oricine le citește manualul.
Publicați manualul. Includeți un cuprins astfel încât cititorii pot localiza rapid procedurile. Adăugați un glosar care definește orice terminologie neobișnuită sau specifică industriei dvs.
sfaturi
-
Nu utilizați variante de cuvinte elegante pentru a vă îmbogăți scrisul. Un "widget" este un widget de fiecare dată, nu un "element" sau un "dispozitiv". Descrierea lucrurilor în mod consecvent poate fi repetitivă, dar îmbunătățește claritatea cititorilor.
