Procedurile de control intern sunt folosite pentru a preveni frauda și sunt vitale pentru fiecare organizație bine organizată. Astfel de sisteme separă sarcinile între angajații din cadrul unei organizații. Este important să aveți la dispoziție manuale de proceduri de control intern. Angajații le folosesc ca referințe atunci când sunt în discuție procedurile sau sarcinile. Informațiile conținute în manualele de procedură de control intern variază de la companie la companie, însă procedura de scriere a acestora este aceeași.
Scrieți o prezentare generală și un cuprins. Prezentarea generală descrie pe scurt responsabilitatea fiscală, care include conceptele și componentele controlului intern. Cuprinsul începe cu Segregarea sarcinilor. Conținuturile care apar în mod obișnuit sunt: recenzii, reconcilieri, aprobări, active, debursări, resurse umane, achiziții și contacte.
Completați secțiunea Segregarea obligațiilor. Descrieți detaliat separarea sarcinilor pentru lucruri cum ar fi salariații care primesc și postează plăți, spre deosebire de plățile depuse. O altă separare importantă este că, dacă un angajat este un beneficiar, un alt angajat face check-ul.
Determinați procedurile pentru următoarele două secțiuni, recenzii și reconcilieri. Recenzile sunt proceduri stabilite pentru a efectua în mod curent investigații bugetare, verifică tranzacțiile la fața locului și investighează activitatea neobișnuită. Secțiunea Reconciliere conține proceduri cum ar fi compararea seturilor de date pentru a asigura precizia, căutarea diferențelor și luarea de măsuri. Aceasta include, de asemenea, în mod specific, faptul că angajatul care efectuează tranzacții nu reconciliază niciunul dintre conturile bancare.
Completați secțiunile Aprobări, Activități și Distribuții. Partea de aprobări specifică angajații care au autoritatea de a aproba tranzacțiile. Autoritatea este acordată numai angajaților responsabili cu cunoștințe detaliate despre companie. Secțiunea "Active" afișează toate tipurile de active din cadrul organizației. În cadrul fiecărei categorii de active, sunt prezentate proceduri specifice care detaliază modul în care sunt gestionate și monitorizate activele. Secțiunea Distribuții detaliază politicile și procedurile companiei de distribuire a banilor, inclusiv cecuri de plată.
Finalizați manualul finalizând ultimele trei secțiuni: resurse umane, achiziții și contacte. Resursele umane (HR) detaliază instrucțiunile pentru angajații resurse umane cu privire la modul în care sunt manipulate informațiile despre angajați. Secțiunea Achiziții explică procedurile de cumpărare ale companiei. În cele din urmă, secțiunea Persoane de contact indică persoanele din companie pe care angajații pot să le contacteze atunci când apar întrebări sau probleme.
