Pentru a defini administrarea contractelor în termeni simpli, este sarcina de a se asigura că orice contractant își îndeplinește sarcina de a respecta termenii și condițiile stipulate în contract. Supravegherea pentru a prinde abaterile și termenii neîndepliniți, așa cum se întâmplă, înseamnă că proiectul sau persoana are mai multe șanse de reușită în executarea contractului pentru a corecta problemele sau omisiunile mult timp după faptă, mai degrabă decât la scurt timp după ce au apărut. Aptitudinile mari de administrare a contractelor sunt neprețuite în companiile care angajează în mod obișnuit contractori.
Care este procedura de contractare?
În crearea unui contract, începe un proces în șapte etape. Toate cele șapte dintre aceste etape intră sub umbrela managementului contractelor, iar administrarea contractelor nu atinge cu adevărat fierberea completă până în jurul pasului cinci. Un manager de contract poate fi angajat pentru a supraveghea contractul, iar rolul lor începe imediat ce vorbește despre un contract. Dar cu orice echipă de supraveghere a contractelor, un manager și administrator pot lucra în tandem prin toate cele șapte etape.
Primul pas este să știi care va fi scopul contractului. Care sunt riscurile și așteptările? Care sunt nevoile și durata? De ce este necesar contractul?
Al doilea pas este acela de a crea contractul. Echipa juridică ar trebui să fie la bord pentru a se asigura că nu există ambiguități, deoarece o lipsă de claritate poate lăsa un contract vulnerabil pentru neîndeplinire sau pentru o performanță insuficientă.
Pasul trei este când se întâmplă negocierile. Cea de-a doua parte primește contractul și folosește ocazia de a elimina problemele pe care le pot avea sau de a elimina orice lucru pe care îl consideră nerealist sau nedrept. Pentru a evita o negociere dificilă a contractului, este înțelept să creați contractul după o anumită comunicare, astfel încât să înțelegeți așteptările celeilalte părți. Odată ce negocierile au început și schimbul de dăruire / preluare se întâmplă, se numește "redlining" și se poate complica dacă echipa nu se află în fruntea schimbărilor. Utilizarea software-ului de gestionare a contractului poate face acest lucru, precum și supravegherea administrativă, un proces mult mai ușor. Există câteva zeci de sisteme software de management bine-recomandate care pot face un contract mai ușor, în funcție de nevoile dvs.
Aprobarea vine în etapa a patra. Pentru companiile mai mari, este posibil să existe un proces de audit sau o întâlnire de consiliu necesară pentru a trece peste contract și a obține aprobarea. Software-ul de administrare poate simplifica acest lucru prin acordarea aprobării în timp real de către persoanele autorizate să le acorde.
Pasul cinci se referă la semnarea liniei punctate. Executarea contractului înseamnă obținerea de semnături și acorduri finale. Dating și martori pot fi necesare. Semnăturile electronice obligatorii din punct de vedere legal sunt utile atunci când părțile nu se află în același oraș sau țară. Un administrator se asigură că toată lumea este în grafic pentru a finaliza procesul de execuție înainte de a semna termenele limită.
După ce contractul a fost acceptat și executat, pot fi necesare modificări și revizuiri deoarece proiectele și sarcinile sunt în curs de desfășurare. Gestionarea acestora poate face parte din rolul administratorului contractului și poate fi simplificată prin intermediul programelor de gestionare a contractelor. Starea la curent cu modificările și modificările este a șasea etapă a procesului de contractare.
Administratorul contractelor se află acum în fruntea principalelor responsabilități, deoarece vine etapa a șaptea a procesului de contractare. Ar trebui să existe etape importante pentru ca administratorul să monitorizeze progresul și succesul serviciilor contractate. Auditurile obișnuite înseamnă căderea unor neajunsuri sau confiscarea oportunităților care ar putea apărea pe parcurs. Ar trebui să fie setate mementouri și alerte pentru lucruri precum reînnoirea și etapele de finalizare, acestea trebuind să fie comunicate tuturor conducerii superioare care trebuie să fie informată cu privire la progresul contractual. Administratorul și managerul de contract trebuie să fie comunicativi și proactivi, pentru a evita orice cadouri sau date de încheiere care nu au loc.
Care sunt funcțiile de administrare a contractelor?
Există mult mai mult pentru acest loc de muncă decât ceea ce întâmpină ochiul. Pentru a fi excelent în administrarea contractelor, înseamnă să lucrați bine cu directorii și personalul de la toate nivelurile. A fi un comunicator excelent poate însemna a contribui la crearea unor contracte mai eficiente și la asigurarea nevoilor și dorințelor fiecăruia. În acest scop, vor trebui să aibă o atitudine bună în ceea ce privește legătura internă și externă. Acest lucru poate necesita capacitatea de a lucra cu părțile la nivel internațional și aproape sigur va necesita colaborarea cu echipele juridice și de achiziții publice.
Abilitățile de negociere ale administratorului contractului nu vor fi dezbătute. Ei vor folosi înțelepciune și înțelegere pentru a ciocni prețuri, condiții de îndeplinire și termeni în timp ce sunt monitorul de sala care se asigură că toate acestea sunt îndeplinite în timp ce progresează. De asemenea, vor avea încredere în analizatorii de risc, fiind capabili să verifice dacă modificările sau revizuirile ar putea fi în contradicție cu interesele companiei.
Administratorii contractelor trebuie să fie buni nu doar pentru a rezolva conflictele, ci și pentru a le detecta înainte de a se escalada. Acest lucru poate însemna lucrul pentru a crea limbi și reguli clare care ar putea fi aplicate contractelor viitoare, sau chiar actuale, pentru rezolvarea sau evitarea problemelor.
Raportarea progreselor către management și alți actori importanți este necesară, chiar dacă lucrurile se desfășoară fără probleme, deoarece multe alte aspecte ale afacerii pot fi afectate de orice succes sau de sughiț în contract.
În cele din urmă, vor monitoriza fluxul de numerar pentru a asigura că plățile și alte plăți contractuale sunt efectuate în mod corespunzător și în timp util și că sunt primite de către părțile corespunzătoare.
Cariere în administrarea contractelor
Administrarea contractelor este un domeniu în creștere, Biroul Statistic al Muncii sugerează că oportunitățile de angajare pot crește cu 10% între 2016 și 2026, o traiectorie de creștere mai mare decât în majoritatea carierelor. Având în vedere cât de mult este de succes pe bază de contract, acesta este un loc de muncă care necesită studii superioare, cu un minim fiind o diplomă de licență cuplată cu o mare parte a contractului legate de locul de muncă experiență sau o diplomă de master în administrarea afacerilor cu grade similare în contabilitate, economie și matematică. De asemenea, gradul de diplomă este adesea bine adaptat acestei cariere.
Industriile care solicită administratorii contractelor sunt răspândite. Construcția este o zonă uriașă pentru gestionarea și administrarea contractelor, iar solicitanții pot beneficia de studii de inginerie sau de arhitectură în plus față de o diplomă de afaceri. Sportul este o mare divizie de administrare a contractelor, cu toți cei de la vânzătorii de alimente la jucători care trebuie să fie sub contract. Orice tip de companie de producție sau de inginerie va avea nevoie de o mână stabilă cu contracte. Instituțiile educaționale, cum ar fi colegii și școli, se ocupă în mod constant de contracte de tot felul, la fel ca și orice fel de întreprindere guvernamentală. Specialiștii din domeniul resurselor umane se ocupă în mod regulat de administrarea și gestionarea contractelor.
Abilități Fiecare administrator de cont are nevoie
Este posibil să existe o echipă juridică implicată în crearea contractelor, însă funcția administratorului este de a sprijini toate nivelurile procesului de contractare. Ca urmare, trebuie să aibă abilități excepționale scrise și orale. Realitatea contractelor este că și o virgule ratată poate schimba radical semnificația unei linii, care ar putea aduce o lovitură serioasă cu ea. Asta înseamnă că abilitățile lor de citire a înțelegerii trebuie să fie de top.
Supravegherea administratorului va beneficia de o atenție minuțioasă a detaliilor - ei sunt tipul de persoană care observă probabil meniurile de meniuri ale unui restaurant. Ei observă, de asemenea, calitatea muncii și pot observa cu ușurință inconsecvențe.
Administratorul contractelor trebuie să aibă atât abilități de conducere dovedite, cât și să poată fi un jucător solid în echipă. Aceste abilități de echipă și tendințe de gestionare le vor servi bine atunci când va veni timpul să facă rapoarte, să negocieze între părți și departamente și să finalizeze supravegherea execuției contractului.
Dacă acestea sunt abilități pe care le posedați și vă place ideea unei cariere provocatoare într-un domeniu în plină dezvoltare, administrarea contractelor poate fi cariera pentru dvs.
Biroul de Statistică a Muncii include administratori de cont sub umbrela administratorilor de servicii administrative și afirmă că venitul mediu în aceste roluri administrative pentru anul 2017 a fost de 94.020 dolari SUA.
