O scrisoare de plângere servește ca o înregistrare permanentă a plângerii dvs. cu un individ sau o organizație. O scrisoare bine scrisă indică în mod clar problema pe care ați întâlnit-o cu un anumit produs sau serviciu și despre rezoluția așteptată. Când scrieți scrisoarea dvs., adoptați un ton calm și profesional. Evitați orice amenințări, dare de demnitate, sarcasm sau limbaj inadecvat. În cele mai multe cazuri, scrieți o scrisoare unei persoane care nu a fost responsabilă pentru problema dvs., dar el poate fi de ajutor în rezolvarea ei.
Adresați-vă scrisoarea unei anumite persoane. Nu utilizați "Stimate domn" sau "Cui îi este îngrijorat". Telefonați comanda companiei și cereți numele și titlul managerului corespunzător. Confirmați ortografia corectă a numelui ei. Dacă nu puteți identifica un nume, utilizați un titlu adecvat, cum ar fi "Managerul de servicii pentru clienți".
Utilizați stilou și hârtie sau versiunea de schiță a programului dvs. de procesare a textului pentru a înregistra toate detaliile relevante pentru plângerea dvs. Includeți informații cum ar fi numele și descrierea produsului, numărul comenzii, numele mărcii, numărul modelului, prețul și data achiziției. Copiați toate documentele referitoare la reclamația dvs. Recitiți toate informațiile și asigurați-vă că plângerea dvs. este legitimă.
Începeți scrisoarea pe o notă pozitivă. Utilizați primul paragraf pentru a discuta câteva aspecte pozitive ale organizației. De exemplu, puteți menționa loialitatea dvs. față de numele de marcă sau orice relații specifice cu personalul companiei. De exemplu, "În trecut, m-am bucurat să vă vizitez magazinul dvs. Mulți dintre asociații de vânzări mă salută pe nume și îmi dau drumul pentru a mă asigura că sunt mulțumit de achizițiile mele".
Specificați natura plângerii dvs. în al doilea paragraf. Includeți toate detaliile pe care cititorul trebuie să le cunoască pentru a vă putea procesa reclamația. De exemplu, "În condițiile garanției mele de 30 de zile, revin monitorul pe care l-am cumpărat pe 7 martie 2011, pentru 373,89 USD. Închis este o fotocopie a chitanței." Nu trimiteți copii originale ale chitanțelor sau ale altor documente.
Utilizați al treilea paragraf pentru a vă exprima în mod clar așteptările. De exemplu, "Deoarece prăjitorul nu funcționează conform indicațiilor producătorului, mă aștept la o rambursare completă și imediată de 47,83 $ plus poșta pe care am plătit-o pentru returnarea toasterului. Voi aștepta patru săptămâni pentru răspunsul dvs. Dacă nu aud de la dvs., voi contacta Biroul de afaceri mai bun ".
sfaturi
-
Includeți numele, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail. Scrieți paragrafe scurte și păstrați lungimea literei la o singură pagină. Adresați-vă unui prieten sau unei rude de încredere pentru a vă corecta scrisoarea. Pe lângă verificarea erorilor de ortografie și gramatică, ea trebuie să se asigure că tonul literei este adecvat.
