Companiile au două cicluri majore de afaceri: ciclul veniturilor și ciclul de cheltuieli. Conturile ciclu complet plătibile fac parte din ciclul de achiziții și cheltuieli mai mari. Se compune din întreaga gamă de activități contabile necesare pentru a finaliza o achiziție odată ce comanda a fost plasată și produsul sau serviciul primit. Ciclul complet al conturilor de plată presupune corespondența, aprobarea facturilor, emiterea de cecuri și înregistrarea plăților.
sfaturi
-
Conturile cu ciclu complet plàtibile se pot referi fie la întregul proces de primire, verificare și plàtire a unei facturi, fie la un loc de muncà care implicà responsabilitatea pentru întregul proces.
Ciclul de plată a conturilor
Trei documente majore sunt implicate în procesul de plată a conturilor: o comandă de cumpărare, un raport de primire și o factură a vânzătorului.
- Atunci când compania este gata să facă o achiziție, un departament de achiziții va trimite un a comandă de achiziție la un furnizor. Acest document detaliază mărfurile solicitate, prețul și cantitatea. Comanda de achiziție declanșează vânzătorul să trimită bunurile.
- Odată ce compania primește bunurile, departamentul de primire va finaliza a raportul de primire. Acest raport documentează mărfurile exact conținute în expediere. Dacă expedierea conține elemente deteriorate, angajatul îl notează în raport.
- Furnizorul trimite a factura vânzătorului solicitând plata pentru bunurile sau serviciile prestate. Acest document este trimis către conturi de plată și declanșează procesul de plată.
Proceduri de plată a conturilor
O societate de conturi bine organizată se stabilește proceduri bine definite pentru a ghida procesul de plată a conturilor, pentru a preveni erorile și pentru a le detecta atunci când apar. Aceleași proceduri pot, de asemenea, să descurajeze și să detecteze falsificarea deliberată și să furnizeze un traseu de audit pentru o utilizare ulterioară în cazul în care o discrepanță ar trebui să treacă nedetectată. Aceste proceduri variază între companii și departamente, dar în general urmează un model similar:
- După primirea facturii vânzătorului, echipa de contabilitate plătibilă efectuează a meci de trei-way prin compararea informațiilor din comanda de achiziție cu cele din raportul de primire și factura vânzătorului, pentru a asigura coerența informațiilor.
- În cazul în care conturile de plătit pot verifica dacă bunurile de pe factura vânzătorului au fost comandate și primite de către companie, factura este aprobată pentru procesarea plăților. Aceasta se face printr-un voucher, semnătură sau ștampilă.
- Dacă există discrepanțe - dacă cantitatea primită nu corespunde cu cantitatea comandată și factura, de exemplu, sau dacă produsul nu este corect așa cum a fost comandat - conturile de încasat vor încerca să urmărească sursa emisiunii prin urmând după cum este necesar cu departamentul primitor, vânzătorul sau utilizatorul final care a plasat comanda.
- În companiile mari, plata efectivă este procesată de departamentul de trezorerie. In orice caz, conturile de plătit sunt responsabile pentru emiterea plăților în majoritatea companiilor mici. După ce o factură este garantată, conturile de plată trimite documentația vouched împreună cu un cec la un semnat de cec.
- După ce semnatarul de cec aprobă și semnează, conturile plătibile expediază eticheta și marchează factura ca fiind plătită în sistemul contabil.
Plățile complete de cicluri de plată
Conturile care se plătesc sunt, de asemenea, deseori etichetate ca "ciclu complet". Aceasta înseamnă că angajatul este de plătit responsabil pentru fiecare parte a procesului de plată, spre deosebire de specializarea în una sau mai multe domenii specifice. Responsabilitățile potențiale ar putea include potrivirea în trei direcții, revizuirea rapoartelor de cheltuieli pentru exactitate, aplicarea reducerilor de plată și eliberarea plăților furnizorilor.
Atunci când aceste posturi sunt anunțate, departamentul de resurse umane sau managerul responsabil de închiriere vor încerca, de obicei, să construiască conturi de plătit interviu cu întrebări care să evalueze cu exactitate familiaritatea solicitantului cu întregul proces și să identifice orice slăbiciune sau zone de lipsă de experiență.
