Cum să planificați un apel de conferință. În lumea corporațiilor, întâlnirile reprezintă o parte vitală a comunicării. O modalitate de a organiza întâlniri în care participanții se pot afla în diferite birouri sau chiar în diferite părți ale lumii este prin planificarea unui apel de conferință. Deși apelurile de conferință pot fi o modalitate convenabilă de a comunica, există câțiva pași pe care trebuie să îi faceți pentru a planifica unul cu succes. Urmați aceste sfaturi pentru a planifica un apel de conferință.
Alegeți o dată și o oră pentru apelul dvs. de conferință. Asigurați-vă că luați în considerare toți participanții care locuiesc în diferite fusuri orare atunci când planificați timpul.Nu doriți să planificați un apel de conferință pentru un timp înainte sau după ce colegii dvs. ar fi în mod normal în birou.
Aranjați un număr de apel de conferință de la centrul de conferințe al companiei dvs. sau contactați un furnizor online care facilitează apelurile de conferință. Aceasta implică adesea înființarea și înregistrarea și plata unei taxe mici, dar este o opțiune convenabilă dacă compania dvs. nu oferă servicii de conferință.
Pregătiți o solicitare de întâlnire detaliind data, ora și tema propusă. Acest lucru trebuie trimis prin e-mail participanților la apelurile de conferință cu câteva săptămâni înainte, pentru a le oferi un timp suficient pentru a vă permite să vă apelați la conferință. Asigurați-vă că includeți instrucțiuni specifice de apelare și orice număr PIN care va fi necesar ca participanții să acceseze apelul.
Creați o agendă pentru apelul de conferință. Ordinea de zi ar trebui să acopere ce doriți să obțineți apelul la conferință, ce rezultate vor fi necesare în urma apelului și care participanți vor fi responsabili pentru pașii următori.
Trimiteți ordinea de zi și toate informațiile suplimentare pe care participanții vor trebui să le revizuiască cu câteva zile înainte de apel. Puteți include foi de calcul sau rapoarte care oferă fundal pentru subiectul pe care intenționați să îl abordați.
Urmăriți-vă personal cu participanții cărora nu le-ați primit confirmarea din ziua precedentă apelului pentru conferință. Un apel telefonic este cel mai bun în acest caz, deoarece este posibil ca participantul să nu fi primit e-mailul cu cererea de întâlnire.
