Minutele de întâlnire reprezintă o evidență a tuturor informațiilor importante discutate și a deciziilor luate în timpul unei întâlniri de afaceri. În mod obișnuit, un reprezentant desemnat de minute înregistrează întâlnirea pe hârtie sau pe un laptop. Minutele de întâlnire se asigură că nimic din semnificația pe care a spus-o în cadrul unei întâlniri nu este uitat și nu împiedică orice dezacord în viitor cu privire la ceea ce au spus participanții. Minutele de întâlnire sunt, de asemenea, utile pentru persoanele care nu au putut participa la o întâlnire. Asigurați-vă că înregistrați totul în mod corespunzător urmând câteva indicații privind minutele de întâlnire.
Colectați informații de la gazdă, cum ar fi numele tuturor participanților, scopul întâlnirii și ordinea de zi a reuniunii, înainte de începerea întâlnirii. Acest lucru vă ajută să vă urmați în discuție. Puteți să vă concentrați atenția asupra faptului dacă nu sunteți un participant major la întâlnire. Confirmați rolul dvs. cu gazda, dacă nu sunteți sigur.
Ascultați cu atenție imediat ce întâlnirea începe. Evitați distragerile cum ar fi telefoanele mobile sau dacă ați adus un laptop, verificând e-mailul sau navigând pe Internet. Rămâi concentrat pe discuția la îndemână.
Înregistrați numai principalele puncte. Scrierea fiecărui detaliu este imposibilă și inutilă. Decideți ce este important, luând în considerare scopul reuniunii. Înregistrați toate opiniile sau sugestiile exprimate, problemele dezacordate și deciziile luate.
Parafrază, dacă este posibil. Scrierea declarațiilor verbatimă nu este necesară și necesită prea mult timp. Parafrazarea demonstrează că ați înțeles ce discută participanții.
Numără-ți paginile, dacă scrii cu stilou și hârtie, pentru a evita amestecarea hârtiei.
Puneți întrebări atunci când este necesar. Nu vă fie teamă să întrerupeți sau să țineți întâlnirea dacă aveți nevoie să verificați ce a spus cineva.
Puneți întrebări imediat după întâlnire, în timp ce informațiile sunt încă proaspete în mintea dvs., dacă aveți nevoie să clarificați o problemă prea complicată pentru a vă aduce în timpul întâlnirii.
Scrieți cât mai obiectiv posibil. În calitate de interlocutor, rolul dvs. nu este acela de a vă oferi opinia sau de a discuta despre cenzori, ci de a rezuma în mod imparțial ceea ce sa spus.
Verificați notele pentru ortografie, punctuație și claritate atunci când le revizuiți mai târziu. Introduceți o copie bună înainte de a distribui minutele persoanelor necesare.
