Prelucrarea salariilor este o sarcină multidimensională pe care un angajator trebuie să o îndeplinească. Angajatorul trebuie să respecte standardele privind salariile și orele Departamentului Muncii al Statelor Unite și regulamentele privind impozitul pe salarizare ale Serviciului Intern pentru venituri. În plus, trebuie să îndeplinească cerințele de stat privind salarizarea. A avea o listă de verificare a procesării salarizării ajută la asigurarea conformității.
Prelucrarea salariilor
Lista de verificare trebuie să includă sarcinile de procesare a salariilor pentru fiecare perioadă de plată. Acestea includ toți pașii necesari pentru a procesa salariile de la început până la sfârșit. Dacă există mai multe perioade de plată, cum ar fi două săptămâni și jumătate, pregătiți liste de verificare separate pentru fiecare ciclu de plată pentru a evita confuzia. De exemplu, dacă toți lucrătorii orari sunt plătiți cu două săptămâni și toți salariații sunt plătiți în termen de o lună, ar fi necesare liste de verificare separate, deoarece ambele grupuri de salarizare sunt procesate diferit.
Lista de verificare a procesului de salarizare poate include pași pentru a confirma depunerea cartelei de timp, calcularea cartelei de timp și introducerea orelor de salarizare în sistem. Acesta ar trebui să includă un pas pentru a asigura că lucrătorii salariați primesc salariul lor regulat pentru perioada de plată. În plus, ar trebui să includă modificări ale datelor privind salariile angajaților, cum ar fi modificarea adreselor și a deducerilor, ajustarea plăților, cum ar fi majorările de salarizare și cecurile de anulare a contractelor de muncă, precum și noi procesări de angajare și terminare. De asemenea, poate include procesarea plăților suplimentare, cum ar fi orele suplimentare, compensațiile, bonusurile și comisioanele.
Prelucrarea deducerilor
Deducerile de salarizare includ deducerea statutară / involuntară. Aceasta din urmă înseamnă că deducerea este obligatorie din punct de vedere juridic. Reducerile statutare includ impozitul pe venit federal, impozitul pe asigurările sociale și impozitul pe Medicare, iar în majoritatea cazurilor, impozitul pe venitul statului. Angajatorul este responsabil pentru reținerea acestor impozite din salariile angajaților. În plus, este responsabil pentru partea sa de impozite pe salarii. Lista de verificare trebuie să includă deducerea legală necesară. Reducerile statutare includ, de asemenea, garanții salariale și comenzi de reținere a copiilor. Includeți-le pe lista de verificare, dacă este cazul.
Reducerile voluntare sunt cele pe care compania le oferă, cum ar fi beneficiile pentru pensionare și sănătate, asigurarea de viață și invaliditate, contribuțiile caritabile, taxele de parcare, cotizațiile și rambursarea împrumutului. Lista de verificare nu trebuie să cuprindă fiecare tip de deducere voluntară, dar ar trebui să includă verificarea deducerilor voluntare. Odată ce reprezentantul salarizării se familiarizează cu salariul, este ușor să știți care deduceri afectează angajații.
Generarea plăților
Lista de verificare trebuie să aibă pași pentru a tipări salariile și pentru a plăti contravaloarea și pentru a genera fișierul de depozit direct. Includeți un pas pentru imprimarea unui raport de procesare prealabilă, care permite reprezentantului de plată să verifice și, dacă este necesar, să ajusteze - salariul înainte de a tipări salariile și înainte de a genera fișierul de depozit direct. În plus, în cazul în care salariile trebuie transmise unei anumite persoane după procesarea salarizării, indicați acest lucru pe lista de verificare.
Post procesare
Odată ce salariul este procesat, datele relevante trebuie să fie depuse pentru a asigura respectarea evidenței. Lista de verificare trebuie să precizeze diferitele rapoarte de salarizare care trebuie depuse. În plus, ar trebui să includă rapoartele necesare pentru departamentele conexe, cum ar fi contabilitatea sau finanțele și resursele umane. Dacă este necesară o interacțiune suplimentară cu aceste sau alte departamente, includeți-o pe lista de verificare. De exemplu, dacă o companie fiscală externă gestionează afacerile societății cu privire la impozitul pe salarii, lista de verificare ar trebui să includă modul de transmitere a fișierelor de impozit pe salarii societății fiscale.
