Dacă lucrați în spațiul de afaceri pentru afaceri, este posibil să vi se solicite să dezvoltați o propunere de afaceri sau o scrisoare de propunere la un moment dat. Acesta este un document care este folosit pentru a oferi produselor sau serviciilor organizației dvs. o perspectivă bazată pe parametri definiți cum ar fi domeniul de aplicare, costul, cronologia și bugetul.
Ce este o propunere de proiect? De asemenea, cunoscut ca o propunere de afaceri sau scrisoare de propunere, acest document are, de obicei, un format specific, cu anumite cerințe care variază în funcție de industria dvs. Cu toate acestea, scopul principal al unei scrisori de propunere este întotdeauna să dovedească perspectiva asupra modului în care afacerea dvs. poate ajuta la rezolvarea problemelor cu care se confruntă.
Ce este o scrisoare de propunere?
Propunerile de scrisori pot fi solicitate fie de o afacere, fie sunt nesolicitate. Solicitarea poate fi la fel de simplă ca și o perspectivă care solicită o propunere după un apel de vânzări sau poate fi un proces formal numit RFP sau o cerere de propunere. Acest proces implică de obicei mai multe organizații care trimit în propuneri competitive pentru a câștiga afacerea din perspectiva. Pe baza industriei și a tipului de RFP, propunerea va trebui să acopere cerințele specifice prezentate în perspectivă.
Atunci când se ocupă de propuneri nesolicitate sau de cereri neoficiale, nu există orientări formale pe care trebuie să le urmați. Cu toate acestea, este important să realizați un document care să răspundă la întrebările pe care perspectiva dvs. le-ar putea avea într-un mod clar și concis. Deși nu este posibil să existe cerințe formale în aceste cazuri, este vital să urmați o structură logică și să acoperiți aspectele critice ale afacerii dvs. și cum rezolvă problemele cu care se confruntă perspectiva.
O propunere de afaceri sau o scrisoare de propunere ar trebui să includă următoarele criterii, indiferent de industrie și proces:
- Scrisoare de intenție
- Pagina titlu
- Cuprins
- Rezumat
- O prezentare generală a problemei cu care se confruntă perspectiva
- Obiectivele sau obiectivele propunerii
- Ce determină organizația dvs. să se califice pentru a rezolva problema
- Domeniul de aplicare, inclusiv prețul și cronologia
- Un apel la acțiune
- Informatii de contact
Efectuați cercetări înainte de a începe propunerea
Înainte de a începe să tastați, este important să strângeți toate informațiile pertinente într-un singur loc. Încearcă să afli cine va citi propunerea și dacă este decidentul. Adaptați propunerea dvs. la audiența dvs., asigurându-vă că veți furniza toate informațiile pentru care vor căuta.
Aflați ce fel de puncte de durere se confruntă cu perspectiva. Stabiliți modul în care organizația dvs. este cea mai potrivită pentru a vă rezolva problemele în comparație cu concurența dvs. Arătați elemente care vă diferențiază de afacerile similare la care se poate vorbi perspectiva.
Verificați dacă perspectiva are un buget sau un calendar în timp și asigurați-vă că resursele interne sunt aliniate pentru a îndeplini aceste cerințe. Odată ce ați selectat care dintre ofertele dvs. va fi cea mai folosită pentru perspectiva dvs., va trebui să calculați cheltuielile interne înainte de a le cita un preț.
Asigurați domeniul de aplicare al proiectului
Descrierea domeniului de aplicare al proiectului este o componentă majoră a formularului de scriere a propunerilor. Având aceste informații cheie scrise vă oferă un început de la scrierea propunerea dumneavoastră. Acordați-vă timp pentru a redacta detaliile cheie ale domeniului. Primul element este să dai seama cine va face munca în cadrul organizației dvs., cine va gestiona procesul și cine va fi principalul punct de contact pentru clientul dvs.
Apoi, va trebui să stabiliți exact ce trebuie făcut pentru a ajuta clientul să își gestioneze punctele de durere. Descrieți pașii pe care le va lua organizația dvs. și procesul pe care îl veți utiliza pentru a rezolva problemele legate de prospectare. De asemenea, ar trebui să listați valorile pe care organizația dvs. le va utiliza pentru a măsura succesul rezultatului.
În cele din urmă, programați programul cât mai detaliat posibil, oferind etapele pe care compania dvs. le va lovi pentru a finaliza proiectul până la data pe care ați propus-o. Fii generos în estimarea cronologiei, contabilizând orice problemă imprevizibilă care ar putea apărea. Aceasta este pentru a vă furniza perspectiva cu o relatare realistă a ceea ce le puteți livra lor.
Începeți cu introducerea și rezumatul executiv
Introducerea scrisorii dvs. de propunere ar trebui să includă informații despre compania dvs. și marca dvs., cu unele informații despre cine sunteți și ce faceți. Dacă scrieți scrisori de propuneri de multe ori, poate doriți să dezvoltați un text despre boilerplate despre compania dvs. pe care îl puteți reutiliza de fiecare dată.
Rezumatul trebuie să includă punctele pertinente ale propunerii dvs. În timp ce nu ar trebui să încercați să rezumați fiecare aspect al documentului, nu includeți informații despre motivul pentru care compania dvs. are dreptate pentru locul de muncă și cum vă veți ajuta să gestionați punctele de durere ale prospectului.
Dezvoltați corpul propunerii
Organismul propunerii trebuie să includă detaliile problemei cu care se confruntă perspectiva dumneavoastră. Pentru a-ți demonstra înțelegerea problemelor lor, du-te în specificul peisajului lor și dificultățile pe care le văd zilnic. Acest lucru vă ajută să arătați perspectivele dvs. că sunteți bine pregătit în domeniile care contează pentru ele.
Descrieți obiectivele propunerii dvs. Aceasta va fi în primul rând pentru a arăta perspectiva pe care o intenționați să o ajutați cu problemele de afaceri prin intermediul produselor sau serviciilor pe care le oferiți. Furnizați detalii despre ceea ce face compania dvs. diferită de concurenții dvs. și de ce sunteți mai potrivită pentru a lucra cu perspectiva decât ei. Aceasta poate include discuții despre alte organizații cu care ați lucrat, prezentând exemple de proiecte anterioare și oferind detalii despre cunoștințele și expertiza dvs.
Oferiți specificații și presupuneri
Includeți domeniul de aplicare pe care l-ați prezentat cu prețuri și orare specifice. Compania dvs. poate să nu știe toate detaliile pentru cerințele prospectului, deci este posibil să trebuiască să vă asumați câteva lucruri, cum ar fi bugetul intern și restricțiile de timp. Puteți include aceste ipoteze în cadrul propunerii și puteți oferi chiar și câteva opțiuni. De exemplu, puteți furniza estimări pentru o întoarcere de patru săptămâni, o întoarcere de șase săptămâni și o întoarcere de opt săptămâni, cu prețuri corespunzătoare pentru fiecare cronologie.
Închideți cu un argument puternic
Concluzia dvs. pentru scrisoarea de propunere trebuie să includă un rezumat rapid al informațiilor pe care le-ați furnizat perspectiva. Mulțumiți-le că au făcut timp să ia în considerare propunerea pe care ați prezentat-o și să le oferiți informații cu privire la ce trebuie să faceți în continuare. Este esențial să includeți o solicitare de acțiune în propunerea dvs. de afaceri. Aceasta poate include chemarea dvs. de a discuta mai departe propunerea sau de a stabili o întâlnire pentru a semna acordul. În cele din urmă, includeți informații despre cum vă pot contacta, cu câteva opțiuni cum ar fi e-mail, telefon și site web.
Urmați cele mai bune practici
Pentru a îmbunătăți eficiența propunerii dvs., trimiteți niște documente justificative. Acestea pot include studii de caz ale clienților dvs. anteriori, mărturii de la clienți fericiți și foi de calcul, cu statistici care arată rata de succes.
Asigurați-vă că ați scris propunerea dvs. pe antetul companiei și ați proiectat-o de către un designer grafic dacă aveți resursele disponibile pentru dvs. Acordarea atenției elementelor vizuale vă poate ajuta compania să se distingă de propunerile competitive pe care perspectiva le poate primi.
Nu uita să urmezi
Deși nu face parte direct din documentul scrisorii propuse, unul dintre elementele cheie ale trimiterii unei propuneri este de a urmări perspectiva. Sunați sau trimiteți prin e-mail perspectiva dvs. după câteva zile de la trimiterea scrisorii propunerii pentru a afla dacă au întrebări sau feedback cu privire la document. Oferiți să clarifice toate elementele despre care pot avea nevoie de informații suplimentare. Urmând, vă ajutați să cultivați o relație puternică cu perspectiva.
