Adunarea generală anuală (AGM) este o întâlnire cu membrii consiliului de administrație, acționari, investitori și conducere pentru a revizui informațiile fiscale și pentru a acoperi deciziile cheie și modificările aduse în cursul anului precedent. Minutele AGM sunt compilate ca o înregistrare a întâlnirii și conțin detalii specifice despre orice decizii majore luate în cadrul reuniunii și note despre ofițerii aleși. Minutele sunt de obicei atașate la o anexă a rapoartelor discutate sau prezentate în timpul întâlnirii.
Introduceți numele organizației dvs., urmat de "Minutele Adunării Generale Anuale". Apoi tastați data și ora la care a început întâlnirea și locația întâlnirii. Locația va trebui să includă numele sălii de conferințe și locul în care se desfășoară ședința.
Scrie preambulul. Utilizați cifra romană "I" urmată de termenul PREAMBLE pentru a introduce participanții. Listează toți membrii care participă la întâlnire, începând cu președintele. Apoi, listați vicepreședintele, trezorierul, secretarul și membrii executivi prezenți. Pentru aceasta sectiune pot fi folosite numere complete sau nume si prenume.
Listează observatori și scuze. Dacă există prezenți la întâlniri care nu sunt ofițeri sau membri ai comisiilor, aceștia pot fi enumerați ca observatori sau scuze. Dacă nimeni nu cade în niciuna dintre categorii, indicați "Nil" pentru fiecare.
Introduceți procesul-verbal al ședinței anterioare. Utilizați cifra romană "II", urmată de MINUTA DE ȘEDINȚĂ PREVIOUSĂ pentru această secțiune. Indicați orice propuneri care au fost mutate, detașate și transferate în prezenta ședință.
Introduceți rapoartele întâlnirii. Începeți această secțiune utilizând cifra romană "III" urmată de RAPOARTE. Specificați rapoartele în mod individual ca elemente de anexă.
Înregistrați procesul electoral. Utilizați cifra romană "IV" pentru a indica alegerile pentru ofițerii de întoarcere, președintele, vicepreședintele, secretarul, trezorierul și orice alți funcționari aleși. Pentru fiecare candidat, va trebui să includeți: persoana desemnată; de care au fost nominalizați; care a detașat nominalizarea; și dacă candidatul a respins sau a acceptat nominalizarea. Agentul ales va fi apoi indicat ca atare în procesul-verbal.
Înregistrați alegerile ofițerilor publici. Dacă alegeți perversi publici, va trebui să menționați numele candidatului și persoanele care au desemnat și detașat ofițerul.
Listează toate propunerile depuse sau prezentate în cadrul reuniunii. O propunere este un vot pentru sau împotriva unei anumite politici sau decizii și poate fi prezentat pe parcursul reuniunii. Listează oricare dintre aceste discuții în procesul-verbal și indică dacă propunerea a fost adoptată sau respinsă.
Înregistrați elementele "Alte afaceri". Sub numărul numeric "V", enumerați și rezumați orice discuții sau evenimente care au avut loc în cadrul reuniunii în afara alegerilor și introduceri. O listă cu majuscule sau 2 până la 3 propoziții despre fiecare element este de obicei suficientă pentru examinare la următoarea întâlnire.
Listați informațiile anexate și datele financiare. Ultima secțiune a procesului-verbal al AGM trebuie să cuprindă anexele menționate anterior în procesul-verbal și să se încheie cu un rezumat al datelor financiare furnizate de trezorier.
sfaturi
-
AGM este de obicei organizat în fiecare an pentru a informa membrii despre activitățile din anul precedent și a alege funcționari și ofițeri publici pentru anul următor. Copii ale procesului verbal al AGA pot fi distribuite tuturor participanților la scurt timp după întâlnire. Este posibil ca secretarul să fie obligat să prezinte o copie a procesului-verbal al AGM la reuniunea următoare pentru revizuire.
