Scrierea cecurilor de afaceri este diferită de cea de a scrie cecuri personale, deoarece mai multe informații sunt puse pe cec - de obicei pe cecul de verificare - astfel încât atât tu cât și beneficiarul știți exact cum trebuie să se aplice plata. De asemenea, toate cecurile dvs. de afaceri vor fi postate în conturile dvs., astfel încât sumele dvs. de bani și conturi să fie păstrate la zi. Cecurile de afaceri pot veni în formă dublă sau triplică, astfel încât să poată fi păstrate copii pentru referințe ulterioare. În cele din urmă, controalele de afaceri, spre deosebire de cecurile personale, pot necesita mai mult de o semnătură. Urmând un sistem setat pentru a vă scrie cecurile de afaceri, procesul va fi eficient și vă va salva de la a face erori.
Aveți gata toate informațiile necesare pentru a vă scrie cecurile de afaceri. Veți avea nevoie de numele complet al tuturor beneficiarilor, adresele beneficiarilor, numerele și sumele tuturor facturilor sau conturilor care vor fi plătite și sumele totale de cecuri. Dacă utilizați un program de contabilitate computerizat pentru a imprima cecurile, urmați instrucțiunile din manualul de utilizare al software-ului - probabil că este necesar să selectați fiecare factură sau cont pentru plată și apoi să imprimați un raport pentru verificare înainte de a verifica imprimarea.
Aliniați cecurile de afaceri în imprimantă dacă utilizați un computer pentru a imprima cecurile. În caz contrar, pregătiți-vă să vă scrieți cecurile manual.
Imprimați sau introduceți toate informațiile dvs. de plată pe stuburile de verificare ale afacerii dvs. Dacă utilizați un program de contabilitate pentru calculator, fiecare buzunar de verificare va fi imprimat automat. Dacă vă scrieți manual cecurile, rețineți numele beneficiarului, numărul contului vânzătorului pentru beneficiar, data cecului, numărul fiecărei facturi sau cont care trebuie plătit și suma plătită pentru respectiva factură sau cont. În cele din urmă, rețineți suma totală a cecului.
Imprimați cecurile de afaceri. Dacă utilizați un computer, fiecare cec se va imprima automat. Va trebui doar să monitorizați imprimanta pentru a vă asigura că verificările rămân aliniate. Dacă vă scrieți manual cecurile de afaceri, în partea de sus și în partea dreaptă a cecului este un loc pentru data verificării. Sub data, începând din partea stângă, se imprimă numele beneficiarului după "Plătiți la ordinul". Dacă spațiul permite, includeți și adresa beneficiarului. Sub informațiile despre beneficiar, începând din partea stângă, se imprimă cuantumul cecului cu ajutorul cuvintelor pentru întregul dolar și a fracțiunilor numerice pentru centi - "O sută și 00/100 de dolari", de exemplu. În cele din urmă, spre extrema dreaptă, completați suma dolarului folosind cifre - "100.00 dolari".
Înregistrați-vă cecurile de afaceri în registrul de verificare. Dacă utilizați un program de contabilitate computerizat pentru a imprima cecurile de afaceri, aceste informații pot fi înregistrate automat sau este posibil să fie necesar să le postați mai târziu. Imprimați un raport complet pentru înregistrările dvs. pe hârtie. Dacă înregistrați manual cecul, includeți data verificării, numele beneficiarului, facturile sau conturile plătite, suma plătită fiecărei facturi sau cont și suma totală a cecului. Actualizați registrele pentru toate conturile afectate.
Corectați-vă cecurile! Toată lumea face greșeli ocazionale. Un extra zero, de exemplu, poate fi o eroare devastatoare.
Faceți o copie de rezervă a datelor dvs. dacă utilizați un program de contabilitate computerizat. Apoi, dacă este necesar un pas separat pentru a vă posta cecurile, faceți-o acum.
Cecurile de afaceri trebuie semnate de persoana care are autoritatea de a semna cecuri. Unele verificări de afaceri necesită mai mult de o semnătură. Asigurați-vă că obțineți toate semnăturile necesare înainte de a vă trimite cecurile.
Trimiteți-vă copiile cecului cu facturile sau facturile plătite, dacă utilizați cecuri duplicate sau triple. Dacă nu aveți copii de cec, notați numărul de cec, data și suma de plată pe fiecare factură plătită înainte de depunere.
