Scrierea unei propuneri de contract necesită să compuneți o narațiune convingătoare care explică de ce compania dvs. este cea mai potrivită pentru activitatea pe care o caută o agenție din sectorul public sau pentru proiectul de consultanță solicitat de o companie din sectorul privat. Deoarece propunerile din sectorul public sunt cele mai dificile pentru a scrie, și adesea cel mai mult consumator de timp pentru a construi, dacă știți cum să scrieți o propunere de contract câștigătoare pentru guvern, scrierea unei lucrări pentru sectorul privat este o bucată de prăjitură.
Cum se scrie o propunere de contract
Revizuirea listelor de căutare propuse pentru scriitorii de propuneri pe orice tabel de locuri de muncă online arată că setul de competențe pe care îl utilizați pentru a crea o propunere câștigătoare este unul extrem de valoroasă. Dar posibilitatea de a scrie propuneri de contract câștigătoare necesită mai mult decât abilități bune de scriere și comandă a limbii engleze. Propunerile de contract excelent scrise necesită un efort de echipă și o înțelegere clară a serviciilor sau produselor companiei, procesele de contractare și achiziții și stabilirea prețurilor. Tragerea împreună a unei propuneri de contract poate dura săptămâni și chiar luni de planificare, strategie și cercetare. Propunerea scrisă a contractului nu este un loc de muncă pentru o singură persoană. Multe organizații dispun de "echipe de capturare" ca o extensie a secțiunii de dezvoltare a afacerii companiei.
Atunci când întreprinderile utilizează o propunere de contract
Multe companii care furnizează servicii sau produse agențiilor guvernamentale utilizează propuneri contractuale ca mijloc de a obține afaceri în sectorul public. Există utilizări pentru propunerile de contracte în sectorul privat, însă propunerile pentru munca din sectorul privat sunt adesea mai puțin complexe și structurate decât propunerile formulate pentru ofițerii guvernamentali de contractare și de achiziție. Dacă intenționați să scrieți propuneri de contract pentru organizația dvs., este o idee bună să aflați mai multe despre propunerile guvernamentale din cauza structurii unice a solicitărilor guvernamentale și a cerințelor de a face afaceri cu agenții din sectorul public. Dacă știți cum să scrieți o propunere de contract câștigătoare pentru guvernul federal, de exemplu, scrierea unui document care va câștiga afacerea organizației dvs. în sectorul privat va fi ușor de comparat.
Procesul de achiziție
Administrația Generală a Serviciilor din S.U.A. publică regulamentul federal de achiziție (FAR). FAR este o carte de 2 000 de pagini care conține tot ce ați vrut să știți despre procesele și regulile de achiziție ale guvernului federal. Amazon poartă cartea și versiunile Cliffs-Notes-esque, de asemenea, dar le puteți descărca de pe site-ul guvernului și știți că primiți toate revizuirile și amendamentele actualizate. Familiarizați-vă cu FAR și vă va răspunde la multe întrebări pe care le aveți despre formularea unei propuneri de contract. Cel puțin veți înțelege mai bine cum și de ce guvernul cere răspunsuri detaliate la cererile sale de produse și servicii.
Procesul de achiziție a guvernului începe adesea cu o solicitare. O solicitare este un document la dispoziția publicului care conține informații despre agenția care solicită serviciile sau produsele. Solicitarea conține detalii despre tipul de serviciu sau de produs și modul în care guvernul dorește să furnizeze serviciul sau produsul. De asemenea, stabilește termenii și condițiile de gestionare a relației vânzător-agenție. Într-o solicitare guvernamentală, sunteți denumit "Contractor" sau "Furnizor". În unele cazuri, guvernul emite o cerere de informații (RFI) care precedă publicarea solicitării. Scopul unei RFI este de a identifica tipurile de companii care sunt capabile să furnizeze serviciul sau produsul pe care guvernul dorește. Răspunsul la o RFI necesită o muncă, dar nu aproape efortul necesar pentru a răspunde unei solicitări guvernamentale.
Există câteva tipuri diferite de solicitări: Cerere de ofertă (RFP), Cerere de ofertă (RFQ) și Invitație la licitație (ITB). Nuanțele dintre aceste tipuri de solicitări determină modul în care structurați propunerea dvs. de contract. Un RFP necesită în mod obișnuit să prezentați ideile și abordările companiei dvs. într-o manieră foarte detaliată și convingătoare, care vă arată capacitatea dumneavoastră de a rezolva problema pe care guvernul a descris-o în RFP.
De exemplu, atunci când o agenție eliberează un RFP care precizează nevoia de servicii executive de coaching și de leadership pentru liderii guvernamentali, propunerea dvs. de contract ar trebui să descrie serviciile de coaching executive ale companiei dvs. expertiza și calificările antrenorilor și consultanților; teoriile pe care antrenorii se bazează în sesiunile de coaching și procesul pe care îl utilizați pentru a vă asigura că directorii guvernamentali profită din plin de angajamentul de coaching. De asemenea, trebuie să oferiți detalii despre pașii de asigurare a calității companiei dvs., precum și modul în care propuneți să gestionați angajamentul de coaching prin raportarea regulată, păstrarea evidenței și alocarea resurselor.
Cine scrie propunerea de contract la o afacere?
Asamblați echipa de capturare înainte de a pune stiloul pe hârtie sau de a vă așeza la computer. În general, nu există doar o persoană care scrie propunerea de contract, scrierea propunerii este un efort de echipă. Este o echipă de colaborare care implică talentul și expertiza unui număr de oameni pe echipa de capturare. Fiecare persoană din echipa de capturare are un rol în scrierea propunerii. Folosind exemplul de mai sus, în cazul în care compania dvs. se ocupă deja de furnizarea de servicii de coaching executiv, persoanele care pot adăuga valoare echipei de capturare sunt managerul de proiect de coaching executiv, administratorul contractelor, scriitorii de propuneri, un contabil sau ofițer de afaceri președintele companiei. Președintele va supraveghea procesul și va semna propunerea de contract atunci când este prezentată guvernului. Președintele companiei sau desemnarea acesteia este implicată în elaborarea propunerii și în etapa de depunere deoarece are autoritatea de a emite documente obligatorii.
Pe parcursul procesului de scriere a propunerilor, echipa dvs. de capturare ar trebui să aibă întâlniri regulate. În timpul acestor întâlniri, discutați despre strategie, abordare, informații noi și progrese. Liderul echipei de capturare poate fi un expert în dezvoltarea afacerilor care este responsabil de logistica în asamblarea propunerii de contract. În mod alternativ, liderul poate fi cineva pe care președintele companiei îl numește lider sau o persoană mai experimentată care își asumă pur și simplu responsabilitatea de a conduce echipa. Întâlnirile periodice cu echipa dvs. de capturare vă vor asigura că propunerea dvs. de contract este pe drumul cel bun și că respectați termenul limită pentru depunerea propunerii finale. Vor fi numeroase recenzii, reluări și discuții despre propunere - este un efort extraordinar, chiar și pentru contractele mici.
Cum să câștigați o propunere de contract
Scopul dvs. este de a câștiga un contract de atribuire - nu câștiga o propunere de contract. Dar ceea ce contează este conținutul și caracterul convingător al conținutului propunerii, nu semantica. Primul pas în scrierea unei propuneri de contract câștigătoare este cercetarea agenției care a emis solicitarea. Unele companii furnizează informații despre agențiile guvernamentale; totuși, fiecare membru al echipei de capturare ar trebui să contribuie cu orice informație despre agenție. De exemplu, dacă managerul de proiect are informații despre direcția strategică a agenției față de activitatea anterioară de coaching executiv, acest lucru ar putea fi util în descrierea rezultatelor unui angajament de coaching cu agenția respectivă. Sau, dacă agentul dvs. de afaceri a revizuit creditele din Congres la agenția solicitantă, acest lucru este util pentru determinarea prețului care însoțește propunerea dvs. de contract.
Scrierea unei propuneri de contract câștigătoare necesită o abordare metodică și sistematică pentru a răspunde unei solicitări guvernamentale. În primul rând, faceți cercetările. Dacă nu sunteți familiarizat cu agenția, studiați site-ul web pentru a înțelege misiunea, viziunea și principiile de bază. Includeți aceste lucruri în propunerea dvs. și, dacă acestea sunt congruente cu misiunea, viziunea și principiile companiei, cu atât mai bine. Desenați acele paralele, deci echipa de revizuire a propunerilor guvernului vede alinierea cu compania dvs. Aceasta este o abordare strategică esențială pentru stabilirea unei relații asemănătoare cu agenția.
Studiați solicitarea pentru a vă asigura că înțelegeți ce dorește agenția și reconciliați timpul și efortul necesar pentru a răspunde solicitării. Dacă depuneți o propunere pentru un proiect la scară largă în care nu aveți absolut nici o performanță sau experiență anterioară în domeniu, va trebui fie să transmiteți această solicitare, fie să scrieți o propunere extrem de convingătoare care să descrie pe deplin capacitățile dvs. în zona de servicii care solicită agenția guvernamentală. Faceți și cercetările dvs. asupra competiției. Agențiile guvernamentale federale sunt obligate să publice solicitările lor pe site-ul Federal de oportunități de afaceri - FedBizOpps, pe scurt (fbo.gov). În fila "Furnizori interesați" din postarea de solicitare, veți găsi o listă a potențialilor contractanți și furnizori. Toate companiile listate în această filă nu pot prezenta propuneri de contract; cu toate acestea, este un început bun pentru a înțelege cine este competiția dvs.
Propunerea de scrisoare de propunere a contractului
Unul dintre pașii cheie în prezentarea unei propuneri de contract câștigător este ordonarea componentelor propunerii dumneavoastră. Pentru multe rapoarte de afaceri, un rezumat executiv este construit numai după ce "carnea" raportului este finalizată. Aceeași practică este una înțeleaptă pentru construirea scrisorii propunerii de contract. Gândiți-vă la scrisoarea de propunere a contractului ca rezumat - pregătiți un proiect de declarație pe care îl utilizați pentru toate propunerile dvs. de contract, dar salvați perfecțiunea pentru ultimul pas în scris propunerea dvs. de contract.
Cele mai multe propuneri de contract pentru guvern sunt transmise electronic. Prin urmare, o scrisoare de eșantionare a propunerii de contract este un simplu e-mail de transmitere care spune ceva de genul: "ABC Consulting are plăcerea de a transmite răspunsul atașat la RFP # 0000, care include Abordarea tehnică, prețurile și CV-urile ABC pentru personalul cheie. transmisie." Motivul pentru care doriți confirmarea primirii este să vă asigurați că aveți dovada că ați depus propunerea până la termenul limită. Acestea fiind spuse, introducerea unei propuneri de contract câștigătoare este mai mult o scrisoare de propunere decât e-mailul de transmitere.Prima secțiune a propunerii dvs. de contract trebuie să conțină informații de fond despre compania dvs., serviciile pe care compania dvs. le furnizează și să prezinte pe scurt motivul pentru care sunteți un contractant sau un furnizor calificat. Iată un exemplu introductiv care servește ca scrisoare de propunere de contract:
ABC Consulting (ABC) este o afacere mică (EDWOSB) dezavantajată din punct de vedere economic (EDWOSB), cu misiunea de a oferi soluții, flexibilitate și inovare centrată pe client. Lucrăm cu clienții noștri pentru a evalua obiectivele lor principale și pentru a oferi soluții rentabile, eficiente și orientate spre rezultate. Echipa de management ABC are peste 150 de ani de experiență de management combinată, axată pe aspectele unice ale contractelor federale. Cu experiența noastră combinată în domeniul juridic și al programelor, ABC oferă clienților noștri din guvernul federal expertiză în domeniu, cu experiență și cunoștințe practice.
ABC a înregistrat o creștere extraordinară în ultimii ani, realizând o creștere medie de 25% pe an. Noi atribuim creșterea explozivă angajamentului nostru neclintit față de calitate. Folosim cele mai bune practici din industrie pentru a gestiona atât proiectele mici, cât și cele complexe. Metodologiile noastre de control al calității includ: 1) definirea strategiilor de management și a obiectivelor programului în termeni cuantificabili și măsurabili; 2) implementarea sistemelor și a procedurilor de monitorizare a performanței sistemului față de obiectivele specifice; 3) asigurarea feedback-ului de performanță comunicat conducerii programului și personalului pentru îmbunătățirea planificării și să se aplice lecțiile învățate. Sporim metodologiile noastre de calitate cu soluții de gestionare a riscurilor pentru a reduce probabilitatea și impactul erorilor prin intermediul sistemelor profesionale de răspuns la risc.
Infrastructura noastră corporativă este concepută pentru a furniza servicii de înaltă calitate pentru baza noastră de afaceri rapidă de extindere. Conducerea noastră de rang înalt funcționează în mod colectiv ca un sprijin general pentru personalul nostru de program și nu ca "manageri" care dictează proceduri, procese sau politici corporative. Managementul superior al ABC funcționează ca fundație pentru a oferi sprijin general și resurselor corporative pentru personalul programului care susține în mod direct clienții noștri. Înțelegem nevoile și prioritățile clienților noștri și gestionăm resursele pentru a-și susține obiectivele.
Vom folosi succesele, expertiza și cele mai bune practici din trecut pentru a furniza introduceți numele agenției de la solicitarea guvernului cu diferite inițiative de dezvoltare organizațională. Inițiativele de dezvoltare organizațională pe care le proiectăm vor îmbunătăți performanțele individuale și ale echipei. Rezultatul inițiativelor noastre va spori angajamentul angajaților prin comunicare, colaborare și consens. ABC Consulting are pregătirea, calificările și profesioniștii pentru a livra cu succes o mare varietate de servicii de capital uman solicitate în cadrul declarației de lucru privind performanța (PWS).
