Atunci când notificați unui angajat, furnizor sau titular de poliță că nu se reînnoiește contractul, va trebui să trimiteți o scrisoare de reînnoire. Scrierea acestei scrisori cu tact și profesionalism poate facilita o separare amiabilă, ca să nu mai vorbim de economisirea timpului și a durerii. Aceasta este o manevră oarecum dificilă; scrisoarea de nereînnoire trebuie să fie echilibrată între poziția stabilită și sensibilitatea față de emoțiile destinatarului.
În mod clar indicați intenția voastră
În mod clar indicați scopul. Ambiguitatea poate deschide ușa pentru confuzie mai târziu. După ce ați afirmat numele afacerii sau organizației în cauză, explicați că cititorul nu este reînnoit. Pentru aspecte mai sensibile, cum ar fi o poziție de lucru, scrisoarea trebuie să urmeze un apel telefonic sau o întâlnire personală, explicând pe scurt motivele nereînnoirii.
Exemplu:
Veți primi această scrisoare deoarece în prezent ne furnizați un serviciu de cafea lunar pentru biroul nostru, pe care trebuie să-l anulați în vigoare luna viitoare.
Furnizați Istoricul
Oferiți un motiv cinstit pentru nereînnoirea. Destinatarul dvs. merită o explicație validă a deciziei. În multe cazuri, motivul poate fi la fel de simplu ca schimbarea politicii, reducerea bugetului sau încetarea regulată a poziției. Dacă decizia sa bazat pe performanțe slabe, spuneți-le cu un exemplu. Evitați sămânța sau declarațiile exagerate de acuzație; în schimb, să rămână calm și profesional. Asigurați-vă că aveți rapoarte specifice de incident pentru a susține orice declarații de rău sau performanță slabă în cazul în care decizia va intra în discuție.
Exemplu:
Nu vă reînnoiți din cauza performanței dvs. în ceea ce privește capacitatea de muncă, în special în ceea ce privește punctualitatea și angajamentul față de locul de muncă.
Discutați despre opțiunile disponibile
Explicați opțiunile disponibile pentru destinatar. Pentru o schimbare de politică, oferiți alternative și o anumită dată de reziliere. Într-un contract non-reînnoire a unui loc de muncă sau a unui furnizor, este esențial să nu acordăm doar un interval de timp, ci instrucțiuni privind timpul și responsabilitățile rămase în concediu. Aceasta este, de asemenea, o oportunitate, dacă alegeți, să informați destinatarul cu privire la procesul de contestare a nereînnoirii. Furnizați informații de contact pentru persoana responsabilă de acest proces sau un link către site-ul web corespunzător pentru informații suplimentare.
Exemplu:
Vă rugăm să rețineți că serviciul dvs. cu noi se va încheia începând cu 1 februarie. În timp ce în prezent nu avem nevoie de serviciile dvs., este posibil ca pe viitor să se extindă bugetul nostru, prin urmare, asigurați-vă că vă verificați mai târziu în cursul anului când reevaluăm are nevoie.
Politețea contează
Fii curtenitor. În multe cazuri, o neînnoire vine ca o surpriză pentru destinatar și poate fi o scrisoare dificilă de citit, deoarece reprezintă adesea o schimbare majoră a vieții sau a veniturilor. Mulțumiți angajatului, titularului poliței de asigurare sau furnizorului pentru timpul și contribuțiile sale la afacere și, dacă este cazul, le doresc noroc în eforturile lor viitoare. Nu faceți, totuși, îndoieli cu privire la orice îndoială sau îndoială cu privire la decizie, deoarece acest lucru poate sugera beneficiarului că acesta ar trebui să atace decizia sau chiar să o ia în instanță.
Exemplu:
Vă mulțumim pentru contribuția valoroasă pe care ați făcut-o pentru afacerea noastră. Vă dorim mult noroc pentru eforturile viitoare.
Format corect
Semnează scrisoarea cu numele și poziția. Dați-le titlul și informațiile de contact astfel încât destinatarul să înțeleagă autoritatea dvs. în decizie și vă va putea contacta cu întrebări. Dacă raportați pur și simplu o modificare a politicii, adăugați că nereînnoirea este conformă cu acea politică și o atașați pentru referință.
Asigurați-vă că ați citit imprimanta mică
Dacă aveți un contract scris cu persoana sau serviciul pe care alegeți să nu îl reînnoiți, asigurați-vă că ați citit amprenta fină. S-ar putea să existe detalii cu privire la modul și momentul în care puteți rezilia contractul pe care trebuie să îl urmați, astfel încât să nu vă confruntați cu o încălcare a situației contractuale. Dacă este vorba de un contract de reînnoire automată, cum ar fi acela pentru un serviciu lunar, puneți în scris cererea dvs. de a termina și trimiteți-o la departamentul corespunzător. Asigurați-vă că includeți data la care doriți să încheiați serviciul. Depinde de dvs. dacă doriți să includeți motivul. Dacă nu anulați înainte de perioada de reînnoire, este posibil să fiți blocați cu o taxă de încetare, deci luați notă de orice termen limită de anulare când încheiați un contract de reînnoire automată.
