Scrierea unei facturi pentru orele lucrate sau un serviciu specific acordat unei alte întreprinderi sau persoane fizice necesită o abordare ușor diferită față de cea utilizată pentru vânzarea unui produs tangibil. În loc să colectați un preț stabilit la vânzare cu amănuntul sau cu ridicata, facturați fie pentru ore lucrate la o rată convenită, fie pentru un anumit serviciu efectuat pentru un preț convenit. Facturarea pentru serviciile prestate necesită atenție la detalii.
Comunicați clienților dvs. când și cum le veți factura pentru munca dvs. Dacă facturați o porțiune în avans înainte de a începe un proiect, trebuie să informați clienții. Dacă facturați o activitate în curs de desfășurare, în loc să așteptați până la încheierea contractului, asigurați-vă că clientul dumneavoastră este de acord. Multe întreprinderi mici facturează electronic. Permiteți clienților dvs. să știe că vor primi facturi prin e-mail doar pentru a nu le șterge din greșeală.
Păstrați înregistrări bune. Compilați înregistrările privind datele și orele lucrate și natura serviciilor prestate. Examinați contractul de proiect sau contractul de servicii pentru a vă reîmprospăta memoria cu privire la termenii specifici. Verificați numele și adresa. Includeți numărul de referință pentru facturarea clientului, dacă există unul.Includeți propriul număr de referință al fișierului, dacă este cazul.
Utilizați un format simplu. Acest lucru face ca procesul de facturare să fie mai eficient. De asemenea, puteți utiliza un program software pentru a vă standardiza formatul facturii. Factura dvs. ar trebui să includă câmpuri pentru numerele de referință ale facturii, data facturării, numele și adresa firmei și numele ofițerului contractant căruia i se trimite factura. Lăsați spațiu suficient pentru a detalia serviciile redate împreună cu codurile de produs sau de produs aplicabile.
Specificați suma facturilor. Orele pot fi orele efective de servicii pe care le-ați furnizat la o rată orar convenită sau serviciile specifice pe care le-ați furnizat pentru suma facturilor. De exemplu, dacă construiți un verandă, este posibil să fi elaborat planul, ați selectat cherestea și ați pus fundația pentru cadru în timpul unei perioade de facturare. Puteți lista activitățile și puteți specifica o sumă facturată forfetară. Sau puteți lista fiecare activitate separat, indicați orele lucrate pentru fiecare, apoi calculați suma facturii prin înmulțirea orelor lucrate și a ratei orare.
Includeți documente justificative atunci când este cazul. De exemplu, dacă a trebuit să utilizați servicii de curierat sau servicii de duplicare pentru a finaliza sarcinile, atașați copii ale chitanțelor.
