Îmbunătățirea procesului este actul de avansare a intereselor de afaceri prin rafinarea structurii operațiunilor într-o organizație, spre deosebire de rezolvarea singulară a problemelor. În loc să se uite doar la ceea ce sa întâmplat, personalul este încurajat să examineze modul în care se formează circumstanțele, luând în considerare toate elementele periferice care afectează condițiile actuale. Îmbunătățirea procesului îndepărtează atenția de la identificarea defectelor sau atribuirea de vină și de a lucra ca o echipă pentru a elimina activitățile risipitoare și eficientizarea productivității.
Provocări
Una dintre cele mai dificile sarcini în aplicarea acestei idei unei strategii organizaționale este încurajarea angajaților să adopte o mentalitate de cooperare, în loc de concurență. Liderii de vârf sunt esențiali în implementarea unei schimbări de paradigmă la nivelul întregii companii. Acest lucru necesită o schimbare considerabilă în modul în care afacerea se face în mintea majorității oamenilor. Importanța îmbunătățirii procesului este o idee care trebuie acceptată și susținută de partea de sus.
Selectarea unei echipe
Îmbunătățirea procesului începe prin a decide ce trebuie făcut mai bine și de a stabili un rezultat dorit. Următorul este de a alege o echipă de persoane special potrivite pentru scopul propus. Adesea, se înregistrează oficial un document care identifică autoritatea echipei și ce mijloace trebuie să fie oferite în vederea atingerii obiectivelor companiei.
Simplificarea proceselor
Metoda actuală de funcționare este apoi schematizată, producând o imagine detaliată a tuturor evenimentelor relevante care apar de la începutul unui proces până la finisarea acestuia. Acest lucru permite membrilor echipei să vadă operațiunile dintr-o perspectivă extinsă și să elimine orice activități risipitoare care pot împiedica producția. Anumite puncte de informare sunt selectate prin care se colectează date care vor fi comparate cu citirile ulterioare pentru a monitoriza îmbunătățirea. Echipa stabilește apoi dacă metodele actuale de operare sunt concomitent cu rezultatele dorite și cu misiunea corporativă.
Ciclu Plan-Do-Verificare-Act
Echipa brainstorms pentru a identifica cauzele de bază ale anumitor dificultăți în cadrul procesului. Apoi, va dezvolta un posibil plan de îmbunătățire, având în vedere aceste motive. După implementarea modificărilor, grupul testează apoi îmbunătățirea. Prin compararea datelor colectate anterior cu informațiile actuale, membrii echipei pot recunoaște dacă ajustarea a determinat apropierea companiei de rezultatele dorite. Dacă este reușit, trebuie să se stabilească totuși că schimbarea este practică. Dacă nu, echipa se poate reîntoarce la faza de planificare pentru a rafina procesul. Dacă schimbarea este fezabilă, grupul poate continua cu noul proces până când este necesară o revizuire ulterioară sau se va reîntoarce la etapa de identificare pentru a descoperi modul în care metoda poate fi rafinată.
Concluzie
Calitatea este un produs al învățării continue. Concentrarea pe structura unei operațiuni relevă modul în care fiecare persoană și departament contribuie la menținerea unui anumit sistem. Eficacitatea crește doar pe lângă nivelul nostru de înțelegere. Și cum se continuă extinderea modurilor de desfășurare a afacerilor, trebuie acceptate și ideile de identificare a provocărilor și de descoperire a soluțiilor.
