Majoritatea organizațiilor solicită angajaților să știe cum să scrie anumite tipuri de rapoarte. De exemplu, profesioniștii în domeniul calității ar trebui să știe cum să scrie rapoarte de calitate. Un raport de calitate contribuie la evaluarea sistemelor curente de control ale organizației menite să asigure calitatea produselor, serviciilor și proceselor. Rapoartele de calitate bine organizate pot fi folosite de alți profesioniști pentru a ajuta la îmbunătățirea produselor și proceselor organizației.
Utilizați notele. În timp ce revizuiți procesele de asigurare a calității într-o organizație, ar trebui să luați note detaliate cu privire la ce procese sunt, la modul în care sunt implementate de angajați și la cât de eficiente par a fi.
Utilizați un limbaj simplu în raportul dvs. de calitate. Scurtele fraze și frazele simple reprezintă modalitatea ideală de a vă înțelege și de a vă asigura că toți profesioniștii pot înțelege cu ușurință conținutul raportului dvs.
Introduceți rezumatul pentru raportul dvs. de calitate. Rezumatul este un rezumat al tuturor secțiunilor din raportul dvs. Rezumați fiecare secțiune în aproximativ două până la cinci propoziții. Scopul este pentru oricine care citește rezumatul să știe dacă citirea întregului raport ar merita timpul.
Adăugați o secțiune pentru informații despre fundal. Aceasta ar trebui să includă departamentul sau procesul care a fost analizat, persoanele care au asistat la analiză și scopul raportului de calitate.
Includeți o secțiune pentru constatările dvs. Atunci când analizați un departament sau un proces, trebuie să acordați atenție modului în care sunt finalizate procesele, angajații care sunt implicați și cât de eficiente sunt procesele pentru organizație. Toate aceste detalii trebuie să fie incluse în această secțiune. Datele sau calculele pot fi listate separat și anexate la raport.
Încheiați raportul dvs. de calitate cu o secțiune de concluzii. Această secțiune vă va oferi concluziile și recomandările pentru îmbunătățirea proceselor pe care le-ați observat. Oferiți multe detalii atunci când oferiți sugestii. Utilizați detalii vizuale acolo unde este cazul, cum ar fi diagrame și diagrame. Cele mai multe detalii și exemple pe care le puteți oferi în această secțiune, cu atât este mai util raportul dvs. de calitate.
