Pentru a vă asigura că respectă reglementările privind serviciul intern de impozitare (IRS) și legile guvernului local și local, companiile trebuie să includă informații esențiale ale angajaților și ale companiilor în sistemele lor de salarizare. Instalarea și funcționarea diferitelor componente care cuprind un sistem de salarizare necesită o diligență și o cunoaștere adecvată a legislației fiscale. În consecință, companiile sunt obișnuite să angajeze un consultant extern, un contabil sau un serviciu de salarizare pentru a depune plăți fiscale, a procesa W-2, a gestiona planurile de pensionare și de asigurare și a efectua alte sarcini legate de salarizare.
Informații despre angajați
În timpul noului proces de închiriere, companiile trebuie să colecteze informații precum asigurarea medicală și formularele W-4 pentru a determina ce ar trebui să fie deduse din salariul angajatului. Aceste formulare oferă, de asemenea, informații esențiale angajatorilor, cum ar fi numărul de securitate socială al angajatului și cuantumul lor de reținere în scopuri fiscale federale și de stat. Sistemul trebuie, de asemenea, să urmărească și să proceseze modificările aduse statutului scutirii de impozite, pensiilor, planurilor de asigurare sau fondurilor de pensii ale angajatului.
Informații salariale
Ca parte a noului proces de angajare, sistemele de salarizare includ o componentă care desemnează angajații cu normă întreagă, cu fracțiune de normă și contractori. Clasificarea lucrătorilor într-un sistem de salarizare este importantă, deoarece guvernul aplică majorări penale companiilor care clasifică incorect angajații.
pontaje
Fără cunoașterea numărului de ore pe care un angajat le-a lucrat, angajatorii nu pot determina ce să plătească unui angajat. În timp ce unii muncitori sunt plătiți un salariu, alții sunt despăgubiți orar sau sunt desemnați ca salariați neexcupați. Sistemele de salarizare includ informații despre orele de lucru sau zone în care orele de lucru ale angajaților orar și nonexempt sunt înregistrate și revizuite pentru acuratețe. Informațiile pot fi colectate printr-un ceas computerizat, un ceas de timbru sau o foaie de hârtie.
Impozite și deduceri aplicabile
Deși IRS oferă companiilor tabele fiscale pentru a calcula reținerea impozitelor angajaților, vânzătorii și sistemele informatice de salarizare pot furniza și aceste informații. Angajatorii trebuie să ia în considerare câștigurile anuale anuale, nivelul salariilor și alocațiile fiscale atunci când rezumă taxele aplicabile. În plus, sistemele de salarizare trebuie să calculeze deducerile efectuate prin intermediul planurilor de pensii, 401 (k) s, planuri de asigurare, cotizații și garnituri. Departamentul de salarizare monitorizează, de asemenea, împrumuturile și alte deduceri care au valori capitale și încetează deducerile salariilor atunci când suma totală a fost rambursată.
Registrul de salarii
Registrul de salarii sumarizează veniturile angajaților și informațiile privind deducerea într-o intrare în jurnal introdusă în registrul general pentru scopuri contabile și de cercetare generală. Rapoartele de salarizare sunt, de asemenea, folosite pentru a crea rapoarte fiscale. Aceste documente sunt pregătite de personalul de salarizare sau sunt generate utilizând sisteme informatice de salarizare.
Plăți manuale
Ocazional, companiile eliberează salariale manuale salariaților între perioadele de plată din cauza rezilierii sau a unei erori de salarizare. Sistemele de salarizare trebuie să contabilizeze suma de verificare din registrul de salarii pentru scopuri fiscale și de raportare. Acest lucru asigură faptul că valoarea reținerii fiscale a angajatorului este reconciliată cu deducerile angajaților.
