Voluntarii își oferă gratuit serviciile de caritate, biserici și alte organizații preferate. Cu toate acestea, în timp ce voluntarii își dau liber timpul, multe organizații nu doresc ca voluntarii lor să plătească pentru a se angaja voluntar deoarece folosesc benzină proprie și vehicule pentru a ajunge la munca lor voluntară și unii vor folosi chiar vehiculele lor personale pentru a efectua munca. Dacă o organizație își poate permite acest lucru, acesta va rambursa adesea voluntarii pentru cheltuielile de călătorie. Cu toate acestea, trebuie să se acorde o atenție deosebită creării unei obligații fiscale pentru voluntar.
Formularul W-9
Formularul W-9 este o cerere pentru un număr de identificare al contribuabilului. În cazul voluntarilor, acestea ar fi numerele lor de securitate socială. De asemenea, solicită numărul de excepții pe care le are voluntarul. Dacă organizația va oferi rambursări voluntarilor, atunci acest formular trebuie completat. În cazul în care rambursările rămân indisponibile, informațiile nu vor fi necesare, cu excepția cazului în care au fost înregistrate rambursările.
Rambursare
Pentru a nu fi considerat venit, rambursările trebuie să fie pentru cheltuielile reale de călătorie care pot fi documentate în cadrul unui plan responsabil. Aceasta înseamnă că voluntarii trebuie să furnizeze documentația privind cheltuielile și să fie returnate orice rambursare a cheltuielilor reale. Documentația trebuie să prezinte timpul, locul, scopul afacerii și valoarea cheltuielilor.
Costuri de transport
Cheltuielile de transport sunt pentru costurile de călătorie locale. Deși acest lucru se face în general într-o mașină, acesta poate include bilete de avion, bilete de autobuz, costuri de transfer și tarifele de taxi. De asemenea, taxele de taxare și taxele de parcare. Pentru a călători într-un vehicul personal, poate fi dificil să determinați costurile reale pentru lucruri precum schimbarea uleiului sau umplerea benzinei. Este mai ușor să rambursezi voluntarul pe milă până la rata de rambursare a kilometrajului standard federal.
Deduceri de călătorie
Guvernul federal stabilește ratele de rambursare pentru afaceri, caritabile, numire medicală și mișcare mile în fiecare an pe baza costurilor de operare a unui vehicul. În cazul în care voluntarii sunt rambursați mai mult decât rata federală, excedentul este considerat venit, caz în care vor fi necesare informațiile de pe formularul W-9. Dacă voluntarul este rambursat la o rată mai mică, atunci voluntarul poate cere și diferența dintre rata reală de rambursare și rata federală ca o deducere a impozitelor federale pe venit.
