Companiile se bazează pe o comunicare profesională și fiabilă pentru a rămâne profitabilă și competitivă pe piață. Angajații comunică cu colegii, managerii, clienții, furnizorii, mass-media și agențiile guvernamentale relevante, astfel încât defecțiunile de comunicare pot avea un impact semnificativ. În ciuda impactului negativ și a frustrării profesionale, este esențial să se folosească un limbaj adecvat atunci când se sperie un angajat pentru lipsa de comunicare.
Verificați de două ori
Lipsa de comunicare este unul dintre motivele principale enumerate de angajați atunci când se trece la un nou loc de muncă din cauza frustrării față de conducere, astfel încât, înainte de a emite o mustrare, să ia timp să cerceteze situațiile în cauză pentru a determina dacă conducerea sau alți angajați au jucat un rol în întrerupere a comunicării. Ar fi o greșeală să-i mustra pe un angajat pentru probleme de comunicare direct legate de acțiunile altor lucrători.
Tonul neutru
Limba folosită pentru a mustra un angajat din cauza lipsei de comunicare trebuie să rămână neutră. La inițierea procesului de disciplină, mențineți un ton profesional mai degrabă decât alunecând în furie, frustrare, condescendență sau sarcasm. Acest lucru ajută la facilitarea unei discuții eficiente, evitând în același timp potențialele legături juridice, dacă angajatul adoptă o poziție conform căreia mustrarea dvs. a depășit limitele acceptabile.
Explicaţie
Limba inițială pentru mustrarea angajaților provocați de comunicare ar trebui să înceapă prin a cere o explicație din perspectiva lor. Folosirea acestui limbaj incluziv atrage angajatul în proces, cerându-i să fie răspunzător pentru acțiunile sale. O solicitare de explicație ar putea menționa: "Vă rugăm să precizați circumstanțele care duc la întârzierea contactării clienților noștri de valoare timp de trei săptămâni, în ciuda apelurilor telefonice și a e-mailurilor repetate."
Citând Occurrentele
Evitați declarațiile generale, atunci când îi mustrați un angajat pentru probleme de comunicare. În schimb, utilizați exemple specifice pentru a descrie defalcarea în comunicare din perspectiva conducerii. De exemplu, puteți menționa datele pentru apelurile telefonice și e-mailurile nerevenite, rapoartele întârziate depuse și plângerile specifice depuse de clienți, manageri sau furnizori. Reluați modul în care fiecare apariție a avut efecte negative asupra afacerii.
Consecințe
Exprimă dezamăgirea față de lipsa de comunicare a angajatului, dar nu se ocupă de acuzații sau critici. Deplasați-vă direct în consecințele imediate ale alegerilor angajatului pentru o mustrare mai eficientă. De exemplu, puteți reduce temporar responsabilitățile și privilegiile angajatului, astfel încât să aibă resursele sau motivația de a-și ajusta comportamentul. Când alocați consecințe, respectați opțiunile disciplinare descrise în manualul companiei pentru a evita acuzațiile de nedreptate sau de disciplină excesivă.
Plan de acțiune
Mutați mustrarea pe un teritoriu mai pozitiv, dezvoltând un plan de acțiune împreună cu angajatul pentru a aborda problemele sale de comunicare. Aceasta ar putea include elaborarea unui plan de răspuns la e-mailuri în termen de două zile lucrătoare pentru corespondența non-urgentă sau orice interval de timp considerat rezonabil pentru cultura și industria companiei dvs., de exemplu. Planul de acțiune ar trebui să contureze, de asemenea, acțiunile disciplinare viitoare care vor avea loc în cazul în care lipsa comunicării va continua.
