Când gestionați un proiect sau o echipă, în cele din urmă vi se va solicita să cumpărați produse sau servicii de la o companie externă. Firmele au protocoale care detaliază sumele specifice ale dolarului pe care angajații le pot autoriza în numele companiei. Dacă o achiziție pe care doriți să o faceți este mai mare decât pragul specificat, este necesar ca un supraveghetor să autorizeze achiziția. În aceste situații, propunerea de achiziție este utilizată pentru a justifica necesitatea unei achiziții, în special atunci când cheltuiala va fi mare sau va afecta o parte semnificativă a afacerii.
Creați o diagramă de comparare. Graficul ar trebui să enumere fiecare furnizor al bunului sau serviciului pe care îl căutați și să conțină atribute relevante privind oferta. De exemplu, dacă căutați un furnizor pentru a oferi activități de team building pentru personal, categoriile vor include: Numele companiei, Locația, opțiunile de activitate, opțiunile după preț, personalul inclus, clienții anteriori și referințele / referințele. Includeți cât mai multe atribute "pe scurt". Acest lucru va face ca datele să fie ușor de analizat.
Faceți-vă cercetările. Compilați o listă de trei până la cinci furnizori care furnizează bunul sau serviciul pe care îl căutați. Includerea mai multor furnizori în propunerea dvs. indică diligența necesară și vă ajută managerul să vă înțeleagă rapid raționamentul. Obțineți o ofertă scrisă de la fiecare furnizor și completați tabelul de comparație cu datele sale. Planificați în consecință, deoarece anumiți furnizori necesită timp de plată pentru a furniza cotații. Obțineți un angajament din partea furnizorului dvs. de contact cu privire la momentul în care veți primi oferta scrisă. În cele din urmă, cereți vânzătorului referințe de la firme pe care le-au făcut cu acelea care sunt similare cu ale dvs.
Sunați la referințele furnizorului. Toate celelalte atribute, cum ar fi prețul și serviciul, pot fi considerate egale, dar nu toți furnizorii vor fi potriviți pentru firma dvs. Un furnizor poate avea produsul potrivit, dar nu îl poate livra la timp în mod fiabil. Furnizorii de servicii ar putea să nu aibă experiență cu tipul dvs. de firmă, dar fac foarte bine cu alte tipuri. Referințele vă vor ajuta să vă protejați împotriva acestor probleme și să vă consolidați validitatea propunerii.
Ia o decizie. Comparați furnizorii pe baza atributelor pe care le-ați definit, referințe și citate scrise. Împărtășiți-vă concluziile cu un coleg al cărui punct de vedere îl prețuiești și îl întrebați. Rămâneți obiectiv și alegeți vânzătorul cu cea mai mare valoare pentru companie.
Creați o notă. Adresați-vă scrisoarea către autoritatea de decizie pentru cumpărare. Scrieți o scurtă declarație cu privire la intenția dvs. de a achiziționa și să precizați în mod clar de ce este necesară achiziția și ce beneficii va avea compania. Dacă puteți calcula o rentabilitate a investiției, asigurați-vă că includeți aceste detalii în memo. De asemenea, includeți cercetarea pe care ați efectuat-o, raționamentul pentru decizia dvs. și costurile asociate pe termen scurt și lung ale achiziției.
Trimiteți nota supervizorului dvs. Includeți propunerile vânzătorului și diagrama de comparare ca atașamente. Programați o întâlnire cu supraveghetorul dvs. pentru a discuta detaliat achiziția. Încercați să anticipați întrebările pe care supervizorul dvs. le va avea și să vină la întâlnirea planificată cu răspunsuri puternice, cu încredere.
sfaturi
-
Separați costurile curente și costurile de instalare din graficul de comparație.
