Dezvoltarea procedurilor de birou aduce beneficii biroului sau afacerii dvs., ajutându-vă și echipei dvs. de management să standardizeze operațiunile specifice. Procedurile de birou ajută la menținerea excelenței serviciilor și servesc ca un ghid care furnizează informațiile necesare pentru a asigura calitatea serviciilor. Crearea unor proceduri clare și exacte este realizabilă urmând succesiunea simplă a planificării conținutului, scrierea procedurilor, elaborarea unui manual sau a ghidului și urmărirea tuturor revizuirilor făcute procedurilor. Procedurile de birou pot fi scrise pentru o anumită funcție de birou sau pentru administrarea întregului birou.
Elementele de care aveți nevoie
-
Înregistrator de bandă (opțional)
-
Notebook și procesor de text
-
Calendar sau planificator
Scrieți de ce scrieți procedurile și cine va folosi procedurile. Identificați cât de frecvent vor fi utilizate procedurile sau secțiunile procedurilor. Specificul specific vă ajută să vă concentrați și să structurați efortul de documentare.
Creați un program de colectare a informațiilor cu privire la sarcinile care sunt îndeplinite și cât de des sunt îndeplinite sarcinile. Intervievați experți în efectuarea sarcinilor și înregistrați pașii efectuate pentru a finaliza fiecare activitate în cadrul unei sarcini. Dacă creați pașii de la zero, trageți o diagramă simplă a personalului etapelor urmați de la început până la sfârșit pentru a finaliza sarcina.
Determinați când documentul va fi livrat și dacă acesta va fi într-un format de hârtie sau online. În scopuri practice, procedurile pe hârtie sunt ideale pentru că ele servesc ca un ghid de referință ușor și sunt utile în timpul instruirii de procedură. Având o structură de fișiere și o convenție simplă de numire a fișierelor, este utilă atunci când creați proceduri.
Împărțiți procedurile în secțiuni în funcție de funcție. Crearea sarcinilor specifice funcției atribuie un rol și o responsabilitate unei persoane sau departamentului care trebuie să-și îndeplinească sarcina.
Scrieți etapele procedurale necesare pentru a finaliza fiecare activitate. Folosind notele de interviu scrise sau înregistrate în Pasul 2, scrieți activitatea în ordine astfel încât oricine să poată finaliza cu succes activitatea și sarcina. După documentarea completă a sarcinilor, efectuați o verificare a ortografiei și examinați conținutul complet. Este ideal ca unul sau doi experți să verifice documentul pentru acuratețe.
Efectuați toate corecțiile necesare și creați un al doilea sau ultimul proiect. Ținând cont de data de livrare a documentelor, efectuați o verificare finală a documentului și apoi produceți documentul final pentru imprimare sau trimitere online. Copierea a fost plasată într-un liant cu trei inele pentru înlocuirea ușoară a paginilor atunci când sunt făcute actualizări.
sfaturi
-
Folosirea oricăror informații existente sau a schemelor de sarcini va reduce timpul necesar pentru a finaliza elaborarea procedurilor și pentru a vă asigura că erorile operaționale sunt reduse la minimum.
În medie, este nevoie de aproximativ șase săptămâni pentru a finaliza procesul de documentare și de examinare.
