Fiecare companie, indiferent de industrie, are îndatoriri administrative care trebuie tratate pentru ca societatea să funcționeze eficient. Aceste îndatoriri sunt adesea executate de un secretar, recepționer, asistent administrativ, asistent executiv sau director de birou. În companiile mai mici, în cazul în care astfel de roluri ar putea să nu existe, angajații trebuie să colaboreze pentru a asigura îndeplinirea sarcinilor administrative.
Stocarea informațiilor
Depunerea documentelor importante în locurile potrivite în timp util este o datorie administrativă care include plasarea dosarelor în dulapuri de fișiere sau documente în programele online de gestionare a documentelor. Sistemele de arhivare precise asigură angajaților accesul la înregistrările financiare, la evidența clienților și la cercetare.
Găsirea informațiilor
Cercetarea informațiilor pentru clienți, manageri și colegi, fie online, fie în sistemele de evidență a documentelor, fie în cărți, este o datorie administrativă esențială care ajută întreprinderile să aibă informațiile necesare pentru a începe și a termina proiectele. Aceste informații sunt adesea compilate, sintetizate, distribuite persoanelor necesare și prezentate într-un raport sau într-o foaie de calcul.
Răspunsuri la telefoane
Indiferent dacă dețineți o agenție de publicitate sau o spălătorie, clienții vor contacta cu întrebări despre produse și servicii, orele de funcționare, cererile de informații sau cu întrebări legate de prețuri. Răspunsul la aceste apeluri și tinderea la nevoile clienților este o datorie administrativă care poate afecta succesul sau eșecul unei corporații. Comunicarea ineficientă cu potențialii clienți poate lăsa o impresie proastă a organizației. Este important ca persoana care îndeplinește această sarcină administrativă să fie personală, amabilă și informată despre companie.
Salut Vizitatori
Când un vizitator intră într-un birou, un recepționer sau secretar se așează de obicei la ușă pentru a spune "salut", întâmpină vizitatorul la locul de muncă, asistă la întrebări și îl dirijează persoanei, biroului sau diviziei corespunzătoare. Indiferent dacă este o persoană de livrare care renunță la un pachet sau la un client care vine la o întâlnire programată, salutarea vizitatorilor este o datorie administrativă esențială.
Echipamente și consumabile de cumpărare
Păstrarea încăperilor și dulapurilor de aprovizionare cu hârtie, pixuri și alte articole de birou este o sarcină administrativă. Sarcinile atribuite acestor posturi includ preluarea de comenzi de la alți angajați, urmărirea comenzilor, dispersarea articolelor la sosire și gestionarea facturilor, de obicei în colaborare cu echipa de finanțare.
Creați și gestionați comunicări scrise
Pe lângă compunerea e-mailurilor și scrisorilor de afaceri pentru a crea rapoarte, foi de calcul și baze de date, îndatoririle administrative includ, de asemenea, crearea și gestionarea distribuirii acestor comunicări scrise. Indiferent dacă aceste comunicări sunt pentru colegii sau clienții, sarcinile sunt completate folosind programe de procesare de text și foi de calcul pentru a crea documente profesionale și concise.
Întâlnire de pregătire
Înființarea sălilor de conferințe și a sălilor de ședință, organizarea de mese rotunde, ordonarea și instalarea echipamentului audiovizual și pregătirea agendelor intră în categoria sarcinilor administrative. Aceste îndatoriri cheie sunt esențiale atunci când companiile au conferințe sau întâlniri cu clienții la sau în afara biroului.
