În timp ce e-mailurile rapide și apelurile telefonice sunt suficiente pentru multe scopuri de afaceri, mai sunt încă unele lucruri care trebuie tratate cu permanența și profesionalismul unei scrisori. Situații diferite necesită scrisori diferite și, deși există multe motive diferite, s-ar putea să găsiți că trebuie să scrieți o scrisoare profesională, vă poate fi util să vă familiarizați în prealabil cu unele dintre cele mai comune tipuri de scrisori de afaceri.
1. Comandă scrisori de plasare
După cum sugerează și numele, o scrisoare de plasare a ordinului este scrisă pentru a plasa o comandă de bunuri. Aceste scrisori sunt foarte frecvente, dar sunt, de asemenea, foarte formale și trebuie să fie scrise într-o manieră foarte precisă și specifică, motiv pentru care ar putea fi util să căutați un șablon pentru aceste scrisori înainte de a scrie unul.
2. Scrisori introductive de vânzări
Când doriți să vindeți produse unui nou client, trebuie să vă prezentați. Acest lucru este foarte asemănător cu modul în care vă prezentați pe cineva la o petrecere, deoarece doriți să faceți o primă impresie extraordinară în ambele situații. Doriți să arătați clientului dvs. țintă ce produse sau servicii le oferiți, cum le pot ajuta și ce face compania dvs. diferită de celelalte.
3. Anunțuri privind scrisoarea circulară
O circulară este numită așa deoarece este difuzată pentru o audiență largă. Cu alte cuvinte, în timp ce majoritatea scrisorilor sunt corespondență privată între două sau mai multe părți, o circulară este distribuită simultan grupurilor imense. Deoarece acestea sunt destinate multor cititori, acestea trebuie să fie scrise pentru membrii dvs. de public țintă. Amintiți-vă, de asemenea, să le păstrați suficient de generic pentru a apela la toți cei care le primesc.
4. Scrisori de recunoaștere
Aceste scrisori sunt trimise doar pentru a confirma faptul că firma dvs. a primit un document sau pachet de afaceri. Ele funcționează, în esență, ca chitanță și ar trebui să fie trimise de îndată ce elementul a fost primit.
5. Scrisori de urmărire
Următoarele scrisori pot fi trimise după mai multe tipuri de corespondență. Un solicitant de locuri de muncă poate trimite o monitorizare după un interviu. Un agent de vânzări poate trimite o săptămână sau două după trimiterea unei scrisori introductive de vânzare. Acestea pot fi trimise după o întâlnire pentru a reitera acordurile încheiate de ambele părți. În esență, acestea servesc pur și simplu pentru a reaminti destinatarului o comunicare prealabilă și pentru a imprima progresul în etapa următoare a relației sau proiectului.
6. Scrisori de scuze pentru serviciul clienților
În lumea afacerilor, uneori lucrurile merg prost. Indiferent dacă a fost sau nu vina companiei dvs. și dacă aceasta ar fi putut fi sau nu ar fi putut fi împiedicată, o scrisoare de scuză poate să meargă foarte mult în repararea unei relații cu un client nedrept. Aceste scrisori trece adesea prin departamentul juridic pentru a se asigura că societatea nu se expune la răspundere juridică.
7. Scrisori de interes
În timp ce scrisorile de interes sunt utilizate cel mai frecvent de către solicitanții de locuri de muncă pentru a anunța angajatorii cu privire la interesul lor în poziția cu compania, ei pot fi, de asemenea, utilizați pentru a exprima faptul că compania dvs. este interesată să lucreze la un anumit proiect cu altă companie sau organizație nonprofit.
8. Scrisori de condoleanță
Dacă suferiți de pierderea unui angajat, a unui rival, a unui partener sau a oricui altcuiva din cercul dvs. profesional, scrisorile de condoleanțe nu sunt ușor de scris, dar pot fi un gest dăruitor celor celor mai afectați de moarte.
9. Memorandumurile în exercițiu
În timp ce notele sunt adesea informale, aceste comunicări interne sunt ca și scrisorile de afaceri de la un angajat la altul. Notele pot fi scrise pe aproape orice subiect, de la adăugarea de coduri de îmbrăcăminte la încălcări grave ale angajaților.
10. Scrisoare de comanda
Deși este întotdeauna plăcut să-i felicităm pe un angajat care merge dincolo și mai departe, acestea ar trebui rezervate unor acțiuni cu adevărat remarcabile, de vreme ce, de cele mai multe ori, ele sunt minore, cu atât mai puțin înseamnă aceia care le primesc.
