Indiferent dacă vindeți obiecte widget sau furnizați servicii și expertiză, scrisorile care solicită plata pentru conturile anterioare sunt o parte necesară a activității dvs. de afaceri. Uneori, oamenii trebuie pur și simplu să li se amintească datoria lor. Alteori, clienții își pot evita în mod intenționat obligațiile. În primul caz, aceste scrisori pot accelera plata sumei datorate; în cele din urmă, aceștia vă pot ajuta să demonstrați pașii pe care i-ați făcut înainte de a căuta eforturi formale de colectare, ceea ce vă poate ajuta să prevalați în instanță. În toate cazurile, scrisorile trebuie redactate în mod clar, concis și într-o manieră politicoasă și profesională
Menționați soldul datorat
Secțiunea introductivă a scrisorii ar trebui să menționeze clar soldul datorat. În urma unei simple salutări (cum ar fi "Stimate domn Smith"), deschideți scrisoarea prin care îi reamintim cordial cititorului cu privire la suma exactă datorată. Utilizați o declarație, cum ar fi "Această scrisoare este de a vă reaminti soldul dvs. datorat pentru ABC Corporation. Înregistrările noastre indică faptul că contul dvs. este scadent în valoare de 56,39 $. "Înainte de a redacta această secțiune a scrisorii, verificați suma exactă datorată cu conturile plătibile. Atașați o copie a facturii restante la scrisoare și faceți referire la atașamentul din această secțiune.
Descrieți forme acceptabile de rambursare
În funcție de natura datoriilor, de politicile de plată a conturilor afacerii dvs. și de cât de repede doriți să recuperați banii datorați, forma acceptabilă de plată este un alt detaliu important pentru a indica în mod clar. Numerarul în mână este în mod evident mai rapid decât așteptarea pentru o verificare personală, dar, în funcție de suma, este posibil să nu fie posibilă rambursarea în acest mod. De asemenea, nu fiecare afacere acceptă carduri de credit, iar companiile pot accepta un card emitent, dar nu altul. În orice caz, includeți o declarație precum "Plata se poate face prin numerar, cec sau card de credit. Acceptăm Visa sau Mastercard. Controalele pot fi făcute în contul de plată."
În mod clar stați un termen limită
Nu lăsați cererea de rambursare deschisă pentru interpretare. Utilizați o declarație precum "Vă rugăm să remiteți acest sold în termen de 10 zile lucrătoare sau să contactați imediat biroul nostru pentru a efectua o plată prin telefon". Precizarea unui termen limită nu numai că reiterează simțul urgenței pentru cititor, ci vă oferă, de asemenea, vă puteți aștepta la plată și vă permite să luați în considerare ce să faceți în continuare dacă plata nu este redată în fereastra respectivă.
Consecințele statului pentru întârziere
Dacă există consecințe pentru o nouă întârziere a plății, menționați-le la închiderea scrisorii. O consecință comună este inițierea unei acțiuni juridice formale pentru recuperarea sumei în instanță. Alte consecințe pot fi ridicarea litigiului mai sus în organizarea sau oprirea serviciilor. Dacă scrisoarea este o avertizare finală, utilizați o declarație precum "Aceasta este notificarea finală pe care o veți primi. Dacă nu primim plată integrală în termen de 10 zile de la data acestei scrisori, vom căuta toate căile de atac disponibile pentru recuperarea acestei datorii."
