Cum să conduci un inventar al bisericii

Inventarul pentru organizațiile religioase poate fi atât elemente fizice, cât și seturi de competențe ale membrilor congregației care doresc să-și doneze timpul. Cei care doresc să-și doneze timpul și expertiza trebuie să fie luați în considerare, astfel încât să poată fi folosiți în mod corespunzător în beneficiul bisericii. Bunurile fizice ale bisericii ar trebui să fie documentate în scris, cu documente stocate în siguranță în mai multe locații. Mulți oameni pot ajuta la pregătirea unui inventar inițial al bisericii, însă întreținerea și păstrarea în siguranță a acestuia ar trebui să fie atribuite unui singur desemnat. Colectarea inventarului inițial ar putea dura atâta timp cât o săptămână și reconcilierea anuală a inventarului nu ar trebui să dureze mai mult de o zi sau două. Acest proiect necesită atenție la detalii.

Elementele de care aveți nevoie

Software pentru foi de calcul
Internet
Imprimanta / Copiator
Clipboard
Creion
etichete

Inventarierea obiectelor fizice

Obțineți un formular de inventar gata făcut de pe Internet sau creați-vă propriul software de calcul tabelar. În partea de sus a formularului, includeți numele și spațiile organizației dvs. atât pentru numărul foii, cât și pentru numele locației. Mai jos, creați coloanele intitulate "Număr de serie", "Descriere articol", "Data achiziției", "Valoare inițială" și "Păstrați / eliminați." Imprimați suficiente copii ale formularului pentru a fi utilizate în fiecare cameră a bisericii și aplicați într-un clipboard.

Distingeți între consumabile și echipament, notând o sumă de dolar care cuantifică distincția. De exemplu, articolele cu un cost sub 500 $ fiecare sunt considerate consumabile, în timp ce articolele cu un cost de peste 500 USD fiecare sunt considerate echipamente. Datorită valorii sale, echipamentele ar trebui să fie inventariate în timp ce nu este necesar să se furnizeze stocuri.

Creați o listă secvențială de numere de serie utilizând un software de calcul tabelar și tipăriți câte unul câte unul pe etichete de 1 inch. Prima dată când inventarul este luat, numerele de serie ar trebui să fie în format de număr unic de ani. Numărul unic este cel care se va schimba secvențial, de exemplu: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.

Începeți într-o singură cameră și identificați toate elementele care apar ca echipament. După identificare, atașați o etichetă cu numărul de serie în partea inferioară a fiecărui element astfel încât să poată fi urmărite elementele.

Rețineți numărul foii și numele camerei utilizând formularele de inventar dintr-un clipboard. Pentru fiecare articol dat un număr de serie, înregistrați datele în toate câmpurile prezente în formularul de inventar.

Câmpul de descriere trebuie să aibă o imagine de ansamblu a elementului. Câmpul serial trebuie să conțină numărul pe care l-ați atașat la partea inferioară a elementului. Când primiți informații despre inventarul inițial, este posibil ca data achiziției și valoarea inițială să nu fie disponibile. Dacă este, completați formularul în consecință. În caz contrar, scrieți data curentă în câmpul de date achiziționat și estimați valoarea. Dacă un element este păstrat, pur și simplu puneți un cec în câmp. Dacă este aruncat, notați data de eliminare.

Deplasați-vă din cameră în cameră repetând pașii 4 și 5. Nu uitați să notați numărul foii și numele camerei din partea de sus a fiecărei foi atunci când schimbați locațiile.

Faceți o singură copie a formularelor completate de inventar. Plasați fiecare câte o copie, în ordine succesivă după numărul foii, într-un liant cu trei inele. Plasați un liant într-o locație sigură, în afara amplasamentului, iar celălalt la un birou administrativ. Urmați procedurile inventarului cel puțin o dată pe an.

Inventarul seturilor de îndemânare

Obțineți un formular voluntar de biserică din Internet sau creați-vă propriul software de calcul tabelar. Includeți câmpuri pentru "Nume", "Adresă", "Număr de telefon", "Adresă e-mail", "Zile disponibile" și "Ore disponibile pe săptămână". Într-o coloană în jos, afișați seturile de calificări sau rolurile necesare și instrucțiunile pentru voluntari în cercurile de interese, cum ar fi șoferul de autobuz, voluntarul în serviciul de alimentație, coordonarea activităților și funcționarul pentru donații alimentare.

Distribuiți formularul în timpul școlii de duminică sau al unei slujbe bisericești sau trimiteți-l prin poștă cu o cerere de întoarcere la o anumită locație la sau înainte de o anumită dată.

Introduceți formularele într-un liant cu trei inele sau, pentru ușurință în utilizare, creați o bază de date digitală cu informații și interese personale ale voluntarilor. În acest fel, pot fi făcute contacte directe cu membrii interesați ai congregației, iar personalul administrativ poate vedea cu exactitate resursele disponibile bisericii.

Distribuiți noile formulare de voluntariat cel mai târziu o dată pe an. În cazul în care formularele actualizate nu sunt returnate pentru persoana care le-a completat anterior cu un an înainte, contactați telefonic pentru a determina dacă doresc să-și doneze timpul în zonele pe care le-au notat anterior și să facă modificări în consecință.

sfaturi

Traducerea datelor din foaia de inventar fizic într-o foaie de calcul digitală oferă un al treilea punct de păstrare.

Adăugarea de elemente noi în inventar în momentul în care acestea vor fi introduse vor asigura înregistrarea corectă a datei achiziției și a valorii inițiale.

Revizuiți anual formularul de voluntariat pentru a include noi seturi sau poziții de competențe.