În întreaga lume, întreprinderile utilizează e-mailuri pentru comunicare, transfer de date și colaborare. Email-ul a fost un instrument eficient pentru creșterea productivității afacerii și creșterea fiabilității datelor. Cu toate acestea, ușurința utilizării e-mailului și formalitățile reduse pot crea comunicații neprofesionale și supraîncărcarea datelor. Utilizarea serviciului de e-mail pentru afaceri are și dezavantajul de a vă deschide rețeaua de computere la potențialele viruși și programele malware trimise prin atașamente de e-mail.
Niveluri de management reduse
Angajații de la toate nivelurile afacerii pot trimite e-mailuri către oricine din companie. Această ușurință de trimitere a mesajelor ocolește lanțul de comandă stabilit și perturbă procesele de revizuire standard pentru problemele legate de resursele umane. Această informalitate poate provoca, de asemenea, o perturbare a directorilor care trebuie să se concentreze asupra oportunităților de nivel înalt, mai degrabă decât asupra problemelor de zi cu zi ale personalului.
Precizie
Ușurința de a trimite e-mailuri poate reduce precizia informațiilor. Fiind un mediu mai informal, expeditorii răspund de obicei la mesaje rapid și nu revizuiesc informațiile. Angajații se pot simți, de asemenea, presați să răspundă prompt la solicitări, fără a ține seama de precizie. Atunci când mesajele sunt trimise cu informații incorecte, este dificil să corectați eroarea din cauza difuzării rapide a e-mailurilor către alte părți.
Concurență
E-mailul poate spori concurența în afaceri. Clienții pot transmite cotații de vânzare concurenților care solicită prețuri mai mici. Dacă primesc un preț mai mic, pot merge cu un concurent sau se pot întoarce, solicitând un preț mai mic. E-mailul facilitează, de asemenea, clienții dvs. să lucreze cu companii offshore care furnizează servicii la prețuri mai mici, datorită salariilor mai mici și costului mai scăzut al vieții în țările în curs de dezvoltare.
profesionalism
E-mailul poate duce la un nivel mai scăzut de profesionalism. Angajații tind să utilizeze o abordare mai puțin formală a comunicărilor atunci când folosesc e-mailuri, care pot părea neprofesionale pentru clienții actuali și potențiali. Formatul creativ, prin modificarea textului și a culorilor, poate să apară ca fiind minor și inconsistent cu profilul companiei dvs.
Creșterea numărului de locuri de muncă
E-mailul poate crește nevoia angajaților. Este posibil să aveți nevoie de alți angajați ai serviciului de relații cu clienții pentru a răspunde la mesajele de e-mail ale consumatorilor, iar mai mulți asistenți executivi ar putea fi necesari pentru a ajuta la sortarea și răspunsul la mesajele de e-mail pentru directorii ocupați.
Supraîncărcare informațională
E-mailul poate crea cu ușurință supraîncărcarea informațiilor în destinatari. Ușurința copierii mesajelor în întreaga organizație poate suprasolicita angajații cu informații nedorite sau inutile pentru a le revizui. Supraîncărcarea informațiilor scade productivitatea.
Securitate
Securitatea datelor poate fi dificil de întreținut deoarece informațiile sensibile pot fi trimise cu ușurință prin e-mail. Virușii trimise prin atașamentele de e-mail, care cauzează deteriorarea sistemului informatic și pierderea de date, pot compromite rețelele de calculatoare.
