Nu există niciun format de fax setat pentru fiecare situație. Cu toate acestea, respectarea unor orientări generale îi va ajuta pe destinatarul faxului să găsească rapid informații despre fax. Aceste linii directoare vor asigura, de asemenea, că destinatarul nu va avea probleme atunci când trece prin fax și că veți evita problemele atunci când îl trimiteți.
Păstrați faxul sub 10 până la 12 pagini lungi. Multe fax-uri de birou mici nu pot ocupa prea multe pagini la un moment dat. De asemenea, faxurile mari leagă liniile telefonice partajate cu aparatele de fax. Împărțiți faxul în mai multe loturi dacă trebuie să trimiteți mai mult de 10 până la 12 pagini. Spuneți destinatarului să aștepte mai multe faxuri de la dvs.
Ajustați marginea paginii sau dimensiunea fontului pentru a vă ajuta să obțineți mai puține pagini. Cu toate acestea, rețineți că este posibil ca dimensiunile de dimensiuni mai mici să nu fie prea ușor de citit, iar marjele mici pot părea neprofesionale, ca în cazul unui CV. Utilizați cel puțin un font de 11 puncte.
Scrieți faxuri într-un format de scrisoare de afaceri, atunci când este posibil. Marginile ar trebui să fie de un centimetru pe partea stângă și pe dreapta și o jumătate de centimetru pe partea de sus și de jos, dacă este posibil. Un spațiu-spațiu scrisoarea dvs., distanțe duble între paragrafe. Includeți o linie de date în partea de sus și blocurile de adrese pentru expeditor și destinatar înainte de salutare. Blocul de adrese al expeditorului este primul.
Includeți o copertă cu faxul. Pagina de copertă nu trebuie să respecte un anumit format de aspect, dar ar trebui să includă atât informațiile de contact ale expeditorului, cât și numărul destinatarului, cât de multe pagini conține faxul și o linie de subiect care indică ce este despre fax. Adăugați câteva linii pentru comentarii personale cu privire la fax, de asemenea. Informațiile de contact pot include numele persoanelor fizice și ale companiilor, numele departamentelor, adresele, adresele de e-mail și numerele de telefon. Scrisoarea de intenție trebuie să fie ușor de citit, astfel încât destinatarul să poată găsi rapid informații despre el.
Evitați trimiterea de faxuri cu grafică, dacă este posibil. Ei iau prea mult timp să trimită și să primească și au deșeu multă cerneală. De asemenea, în general, acestea nu apar prea bine pe faxuri din cauza imprimării de calitate slabă.
