Afirmațiile de afaceri înfuriate sunt scrise de consumatorii nemulțumiți sau de angajații care caută un tip de schimbare sau o remunerație financiară. Cea mai mare parte a unei scrisori furioase, denumită în mod obișnuit o scrisoare de plângere, implică revizuirea faptelor și evenimentelor care duc la nemulțumire. Dacă scriitorul de scrisori dorește să angajeze cu adevărat compania într-o conversație constructivă, scrisoarea trebuie să rămână profesionistă pe tot parcursul vieții.
Utilizați declarațiile factuale
Puneți fapte în scrisoare, nu ipoteze sau opinii. Aflați ce a creat frustrarea, mânia sau suferința. Utilizați fapte care descriu detaliile a ceea ce sa întâmplat într-o ordine cronologică. În timp ce precizați faptele, nu împărtășiți opinii sau emoții. Scrisoarea este mai profesionistă și, prin urmare, mai eficientă, cu emoții rămase cât mai mult posibil.
De exemplu, "Există o taxă pentru factura mea de transport aerian pentru trei pungi verificate. Biletul meu conține doar o pungă verificată." Aceste afirmații sunt faptice, deoarece sunt probabile cu documentarea facturii și a biletului.
Odată ce faptele sunt declarate, explicați de ce acest lucru a provocat furia și frustrarea. Abțineți de la apelarea numelui, profanitatea și afirmațiile acuzatoare. De exemplu, "M-ai furat banii cu aceste acuzații ilegale", sporește problema. Dovedirea furtului este mult mai dificilă decât a cere unei companii să accepte responsabilitatea pentru o greșeală și o pune automat în apărare.
Clar și concis
Proprietarii de afaceri, managerii și departamentele de servicii pentru clienți nu au timp să citească un roman. Chiar dacă este important să se asigure că faptele relevante sunt transmise, păstrarea lucrurilor clare și concise ține cititorul angajat. Gândiți-vă la scrisoarea de plângere ca rezumat al unui experiment științific; există o mulțime de informații care intră în experimentul care este rezumat succint, cu o concluzie trasată la final. O scrisoare de plângere face același lucru pentru a rezuma faptele și a afirma stresul emoțional încheiat.
Un exemplu despre cum să-ți spui furia este: "Sunt sigur că poți aprecia frustrarea pe care am trăit-o familia mea când am realizat ce se întâmplă". Această abordare dorește mai degrabă o reacție empatică decât una defensivă.
Cerere de acțiune
Puțini oameni scriu o scrisoare doar pentru a elibera; acțiunile și rezolvarea sunt de obicei obiectivele finale. De exemplu, un angajat care are o problemă cu observații deranjante din partea unui colaborator, cel mai probabil dorește să vadă schimbări în politica companiei și în protocolul disciplinar. Un exemplu al unei scrisori pentru consumator ar putea fi atunci când un oaspete al hotelului este greșit plătit pentru diverse facilități; o restituire rapidă este rezultatul dorit.
Aceste dorințe și cererea de acțiune sunt specificate clar la sfârșitul corpului principal chiar înainte de închidere. Unele litere afișează, de asemenea, rezoluțiile dorite la începutul literei și apoi le repetați la sfârșit. Păstrați solicitările de acțiune politicos și succint ca restul scrisorii. Faceți rezoluția dorită clară, astfel încât cititorul să înțeleagă așteptările - acest lucru nu garantează nimic, dar începe conversația.
De exemplu, "Pe baza faptelor menționate mai sus, vă rugăm să oferiți o rambursare completă a tuturor taxelor incorecte în următoarele două zile lucrătoare". Cititorul știe ce vrei.
Polite închise și informații de contact
Închideți scrisoarea, mulțumindu-i cititorului pentru că a făcut timp să revizuiască totul și să înțeleagă emoțiile implicate. Utilizați o închidere standard, cum ar fi "Mulțumesc" sau "Salutări", urmată de numele imprimat și de informațiile de contact. Corectați scrisoarea pentru erorile de ortografie și gramatică și aruncați o privire cinstită asupra tonului pentru a vă asigura că rămâne profesională.
Rețineți toate exemplarele cu litera tastând "Enclosures", sub informațiile de contact care separă cele două blocuri de un spațiu de linie. Încărcăturile pertinente includ chitanțe, corespondență, imagini sau orice alte dovezi tipărite pentru a vă susține cazul.
