Pentru mulți, amintirea unui număr mare de numere de telefon este o sarcină imposibilă. Când cineva vă sună la birou, trebuie să aveți numărul potrivit la îndemână chiar acum, iar cel mai bun mod de a face acest lucru este păstrarea unui director de telefon pentru birou. În timp ce birourile mari pot avea sisteme telefonice complexe cu directoare electronice, cele mai multe birouri nu au nevoie de nimic atât de elaborat. Cu foarte putine eforturi, puteti crea un simplu director de birou pentru a pune la indemana toate informatiile de care aveti nevoie.
Elementele de care aveți nevoie
-
Calculator
-
Foaie de calcul tabelar sau cont Google Docs
Creați o foaie de calcul nouă și denumiți-o "Director de birou". Folosirea unei foi de calcul este o modalitate ușoară de a configura un director telefonic pentru un birou care nu este suficient de mare pentru a avea un sistem centralizat de telefon.
Adăugați trei titluri de coloane în foaia dvs. de calcul: Nume, Birou # și Telefon. Dacă doriți, adăugați mai multe coloane în foaia de calcul și puteți urmări cu ușurință, de exemplu, adrese de e-mail și numere de fax.
Trimiteți directorul (sau link-ul acestuia, dacă utilizați o foaie de calcul online) către colegii dvs. și cereți-i să completeze propriile informații corecte și să-l trimită înapoi. Este posibil să existe un asistent administrativ al biroului care să conțină o parte din aceste informații pe care să îi puteți solicita să le completați imediat.
Sortați rezultatele într-o singură foaie de calcul, cu toate modificările de pe ea. Acum aveți un telefon de lucru pentru biroul dvs.
Imprimați directorul telefonic sau trimiteți-l prin e-mail către restul biroului dvs. pentru uz general. Consultați sfaturile de mai jos pentru o modalitate ușoară de a distribui directorul de telefon cu mai puțin hassle.
sfaturi
-
Deoarece numărul de telefon pentru birou se schimbă relativ frecvent, utilizarea unei foi de calcul online, cum ar fi Google Docs, vă poate economisi timp și efort. Distribuiți foaia de calcul pentru directorul de telefon cu toată lumea din birou și permiteți-i să facă modificări după cum este necesar și deoarece directorul este online, nu va trebui să vă faceți griji cu privire la trimiterea de noi copii prin e-mail atunci când directorul este actualizat.
