Apelurile de conferință oferă o soluție convenabilă pentru a vă ajuta echipa să discute despre un proiect, să primească informații actualizate și să obțină consens. Multe companii au contractat companii de servicii de conferință, iar aceste companii pot furniza numere de telefon dedicate și coduri de acces pentru personal, împreună cu un utilitar web care programează și notifică reuniunile de teleconferință. Un număr de teleconferință alocat oferă flexibilitate în organizarea de apeluri de conferință în orice moment, iar notificările de întâlnire pot fi trimise prin e-mail participanților. Bugetul sau serviciile gratuite de conferință pentru companii mici atribuie un număr de teleconferință la momentul planificării, așadar planificarea unei întâlniri on-line necesită o planificare minimă.
Conferință dedicată
Deschideți un nou mesaj de poștă electronică sau o solicitare de întâlnire (dacă aplicația dvs. de e-mail are această caracteristică, cum ar fi Microsoft Outlook). Introduceți adresele de e-mail ale participanților în secțiunea "Către" sau "Participanți". Introduceți subiectul întâlnirii în linia "Subiect".
Introduceți următoarele informații în corpul mesajului e-mail sau utilizați câmpurile automate din cererea de întâlnire: Data întâlnirii Ora de începere a întâlnirii (include fusul orar) Timp de încheiere a întâlnirii (includeți fusul orar) Numărul de apel (numărul dvs. de telefon dedicat conferinței) Codul conferinței (dacă este cazul, pentru participanții la conferință)
Deschideți secțiunea de planificare a solicitărilor de întâlnire și folosiți meniul derulant din dreptul fiecărui participant pentru a desemna dacă aceștia sunt solicitați sau participanți opționali (majoritatea programelor au implicați implicit în funcție de necesități); Dacă programele sunt disponibile online, verificați dacă participanții necesari sunt disponibili în intervalul și data dorită.
Atașați o agendă sau materiale de întâlnire făcând clic pe butonul "Atașare" din bara de instrumente pentru e-mail. Dacă doriți, tastați un mesaj în corpul mesajului dvs. de poștă electronică, după detaliile apelului conferință. Faceți clic pe butonul "Trimiteți" pentru a vă transmite notificarea de întâlnire.
Programați un apel de conferință utilizând utilitarul Web
Conectați-vă la contul de servicii de conferință, cum ar fi Premiere Conferencing, Go To Meeting sau Conferința gratuită.
Faceți clic pe opțiunea "Programare conferință". Selectați data de întâlnire, ora de începere și ora de încheiere (sau durata) și numărul așteptat de participanți. Introduceți subiectul întâlnirii în câmpul "Subiect". Selectați tipul de apel de conferință făcând clic pe opțiunea "Conferință fără taxă" sau "Conferință de apel direct".
Examinați exactitatea informațiilor și faceți clic pe butonul "Programare". Imprimați pagina de confirmare pentru detaliile apelurilor conferință sau salvați informațiile pe computer.
Faceți clic pe opțiunea de a trimite o notificare prin e-mail participanților. Introduceți numele participanților și adresele de e-mail în câmpurile corespunzătoare. Faceți clic pe butonul "Trimiteți" pentru a transmite o notificare participanților dvs. cu instrucțiuni de apelare și o confirmare a adresei dvs. de e-mail.
sfaturi
-
Cereți participanților să confirme că vor participa la apelul de conferință - pot răspunde afirmativ la mesajul dvs. de poștă electronică sau dau clic pe butonul "Accept" din notificarea privind solicitarea de întâlnire. Trimiteți un memento și orice informații suplimentare cu o zi înainte de întâlnire. Când programați un apel de conferință utilizând instrumentul web, prelungiți durata sau ora de încheiere și alocați unul sau doi participanți mai mult decât ați planificat, pentru a vă oferi flexibilitate. Serviciul de conferințe vă va percepe, de obicei, doar pentru numărul de participanți și numărul efectiv de minute utilizate.
Avertizare
Evitați confuzia verificând detaliile întâlnirii înainte de a trimite notificarea. Unele aplicații de e-mail înregistrează toate solicitările de întâlnire din calendar și se adaugă întâlniri conflictuale sau actualizate (care nu înlocuiesc întâlnirea depășită).
