În Statele Unite, sistemul de contabilitate se bazează pe metoda tradițională de înregistrare a înregistrărilor jurnalului pentru fiecare eveniment de tranzacție care are loc, apoi prin mutarea jurnalelor în conturile corespunzătoare din cărțile de afaceri pentru a echilibra debitele și creditele și pentru a urmări toate elementele. Cu toate acestea, tehnologia a transferat acest proces în mare parte la software-ul de calculator. Contabilii și analiștii folosesc acest software pentru a urmări toate activitățile financiare din cadrul companiei. Aceste programe includ de obicei subsisteme care permit o personalizare mai bună.
Subsistemele
Un subsistem în programele contabile este pur și simplu un sistem mai mic care există în cadrul structurii primare a programului. Fără aceste subsisteme, software-ul contabil ar fi dificil de navigat, iar utilizatorii ar avea dificultăți în găsirea categoriei sau activității specifice pe care și-o doreau. Subsistemele împart programul software în alte piese pentru necesitățile contabile specifice, cum ar fi costurile și salariile.
Tipuri de subsisteme
Nu există nicio limită pentru câte subsisteme poate avea software-ul contabil. Adesea, un software complex care include opțiuni pentru inventar, producție și gestionarea resurselor umane poate avea mai multe subsisteme. Cu toate acestea, mai multe tipuri sunt comune, inclusiv conturile plătibile și de primit, care sunt două categorii pe care multe companii le au. Un sistem de facturare, un sistem de cost al proiectului și sisteme de cheltuieli sunt, de asemenea, opțiuni comune.
Legătura cu strategia de afaceri
Strategiile de afaceri pot avea și subsisteme, iar întreprinderile încearcă adesea să leagă categoriile de strategii cu subsistemele software-ului lor contabil. De exemplu, dacă o afacere creează un nou proiect, ar putea dori, de asemenea, ca un nou subsistem de categorii de proiecte din programul său să o controleze. De asemenea, dacă o întreprindere a instituit noi controale de inventar pentru bunurile sale, procesul ar fi strâns legat de o revizuire a subsistemului de inventariere.
Subsistemuri opționale
Multe subsisteme din software-ul contabil sunt opționale - adică nu sunt necesare pentru afacere și nu sunt întotdeauna folosite. Ele tind să fie instrumente suplimentare în cadrul programului în sine pe care companiile pot alege să le utilizeze pentru personalizare ulterioară. De exemplu, procesul de creare a unor noi subsisteme în cadrul programului este adesea un subsistem separat.
