O cerere de propuneri (RFP) este cea mai veche etapă a procesului de achiziții publice sau procesul de obținere a bunurilor sau serviciilor necesare. Cererea de propuneri invită potențialii furnizori să prezinte o propunere pentru produsul sau serviciul pe care compania dvs. are nevoie. Această solicitare de propuneri face ca achiziționarea de bunuri sau servicii necesare să fie sistematică și competitivă și permite companiei dvs. să selecteze cea mai bună opțiune între soluțiile creative de la mai mulți furnizori.
Descriere
O solicitare de propuneri nu este doar o cerere de estimare a prețurilor, ci mai degrabă o cerere pentru un raport detaliat care să includă informații de bază despre companie, istoric, date financiare, abilități tehnice, informații despre produse și referințe verificabile ale clienților. Cererea de propuneri include, în general, descrieri detaliate ale elementului, proiectului sau serviciului solicitat pentru a obține răspunsuri precise de la furnizori. De obicei, cererea de propuneri nu este deschisă publicului, ci trimisă într-o listă aprobată anterior de potențiali furnizori.
Funcţie
O cerere de propuneri servește la obținerea faptelor și cifrelor necesare pentru a asigura decizii de afaceri solide pentru proiecte complexe. Prin procesul RFP, companiile trebuie să concureze pentru a oferi cea mai bună propunere pentru produsul sau serviciul în cauză pentru a câștiga afacerea cumpărătorului. Acest lucru permite cumpărătorului să examineze mai multe opțiuni pentru cea mai bună combinație de calitate, termeni și servicii la cel mai bun preț posibil. Cererea de propuneri este de asemenea folosită pentru a încuraja furnizorii să vină cu soluții creative la problemele de afaceri prezentate în RFP. Deoarece procesul de solicitare de propuneri poate fi lung și desprins, acesta ar trebui utilizat doar atunci când este necesar pentru proiecte complicate.
Beneficii
O cerere de propuneri vă face cunoscută interesul pentru achiziții publice de către diferiți furnizori și încurajează furnizorii să ofere cel mai bun produs sau serviciu la cel mai bun preț. De la început, furnizorii potențiali sunt conștienți de faptul că procesul de selecție este extrem de competitiv. Procesul RFP cere cumpărătorului să precizeze ce intenționează să achiziționeze, iar furnizorii să răspundă faptic cererii. Printr-o procedură structurată de evaluare și selecție, companiile și organizațiile își pot demonstra obiectivitatea în procesul de selecție.
Inconvenientele
Procesul RFP are și dezavantajele sale. Întrucât cererile de propuneri necesită mult efort atât din partea cumpărătorului, cât și din partea furnizorului, acestea pot fi foarte consumatoare de timp. Timpul și efortul necesar pentru a pregăti documentele și a planifica întâlniri pot provoca întârzieri. Datorită timpului și dificultăților implicate în răspunsul la o cerere de propuneri, unele companii pot decide să nu participe. Definirea exactă a ceea ce dorește să achiziționeze compania poate fi dificilă, iar cerințele neclară duc adesea la propuneri nesatisfăcătoare din partea furnizorilor potențiali. În plus, propunerile pot fi de lungă durată și dificilă pentru ca societatea de cumpărare să le evalueze efectiv.
Elemente cheie
Cererea de propuneri bine formulată trebuie să includă mai multe elemente-cheie. Pe lângă elementele de bază, cum ar fi un rezumat al afacerii care urmează a fi desfășurat, o descriere a bunurilor sau serviciilor solicitate și cerințele detaliate de afaceri, cererile de propuneri ar trebui să includă, de asemenea, informații pentru furnizori cu privire la modul de reacție. Ar trebui incluse informații pentru furnizori cu privire la modul de abordare a cumpărătorului, procedura de evaluare care trebuie utilizată, formatul dorit al propunerii, termenul limită, criteriile de selecție care vor fi utilizate, informațiile de contact și termenul planificat pentru proiect.
