Nu există nicio îndoială că progresele tehnologice - în special în ceea ce privește Internetul - au făcut ca schimbarea de informații cu persoane din întreaga lume să fie mai ușoară și mai rapidă. Din nefericire, a venit, de asemenea, la prețul de a lăsa harurile sociale tradiționale și judecata bună să cadă pe marginea drumului în graba noastră de a ne face prieteni, de a face idei sau de a încheia un acord crucial. Iată ce trebuie să știți despre folosirea e-mailului cu înțelepciune atât în viața personală, cât și în cea profesională.
Monstrii din spațiul cibernetic
Internetul a dat naștere unei noi rase malefice de răufăcători care se încadrează în două categorii - cei care doresc să vă dăuneze calculatorului și celor care vor să vă facă rău. Cei care doresc să distrugă toate datele din sistemul dvs. fac acest lucru prin intermediul virușilor cu acțiune rapidă atașați la e-mailuri care te tentează cu un cârlig interesant în linia de subiect ("Felicitări, tocmai ați câștigat loteria") sau pretindeți să vină de la cineva pe care îl cunoști ("Ai primit mesajul meu despre prânz săptămâna viitoare?"). Ceea ce este atât de insidios în ceea ce privește ultima este că, la suprafață, expeditorul pare a fi legitim, dar, la deschiderea e-mailului, receptorul este apoi instruit să facă clic pe o legătură care va declanșa rapid distrugerea electronică. E-mailurile care intenționează să avertizeze asupra problemelor legate de un cont bancar, a unei încălcări a securității la PayPal sau a oricărui tip de investigație penală care solicită atenția imediată și cooperarea acestuia trebuie considerate întotdeauna suspecte. Celălalt tip de răufăcător cibernetic se ascunde în camere de chat, îmbibă informații personale din bloguri și este un vizitator regulat la Facebook, MySpace și site-uri web asociate cu dating-urile. Din cauza anonimatului pe care Internetul îl oferă utilizatorilor de e-mail, nu aveți nicio idee dacă tipul ăla drăguț pe care l-ați scris înainte și înapoi - și vă apropiați de o dată reală - este absolvent absolvent de la Harvard, lucrează pentru Merrill Lynch și conduce o mașină Porsche sau este un artist care nu este în stare să-și piardă încrederea în femei și este pe cale să te lovească cu o poveste de suflet care presupune acordarea accesului la casa ta și / sau la cardurile de credit.
Utilizarea necorespunzătoare a echipamentelor de birou
Odată ceva, se presupunea că majoritatea angajaților aveau bunul simț ca să nu facă yak pe telefonul companiei timp de ore cu prietenii lor, să ofere consumabile de birou pentru uz casnic sau să folosească mașina Xerox pentru a face copii multiple ale romanului că ar putea sau poate că nu au scris secret în timpul programului de lucru. Ceea ce a devenit problematic, însă, a fost că, odată cu venirea timpului pentru a trage pe cineva pentru furtul unei credențe sau pentru a utiliza factura pentru a trimite facturi pentru o afacere la domiciliu, cea mai ușoară apărare a angajatului celui acuzat a fost: "Oh, Știu că nu am voie să fac asta. Acest lucru a dat naștere la tot mai multe companii care au elaborat manuale procedurale care identifică în termeni stricți ceea ce este și nu este un comportament adecvat. Internetul, desigur, figurează în mod proeminent în multe dintre liniile directoare de astăzi. Sigur că pare destul de inofensiv să treci de-a lungul unei glume e-mail, să schimbi bârfa casuală sau să sugerezi că poate șeful e un rubin fără cusur. Cu toate acestea, astfel de comunicări nu numai că pierd timp prețios, dar pot deveni obiectul unei citații, în cazul în care societatea este vreodată implicată într-un proces. Mai mult, un e-mail de la părțile necunoscute ar putea fi purtătorul unuia dintre acele virusuri menționate mai sus și ar pune compania într-un risc semnificativ.
Informații privilegiate
Confidențialitatea este adesea pusă în pericol atunci când alegem să comunicăm unii cu alții prin intermediul e-mailului. Spre deosebire de o scrisoare care poate fi blocată sau chiar arsă după ce a fost citită de către destinatarul destinat, corespondența prin e-mail poate fi accesată accidental sau intenționat de o terță parte. Acest lucru este deosebit de dăunător în sectorul muncii dacă conținutul e-mailului se referă la date confidențiale, la dosarele pacienților / clienților sau la informații privind stabilitatea financiară a companiei. Securitatea este, de asemenea, pusă în pericol dacă, de exemplu, o persoană furnizează informații privind cartea de credit sau un număr de securitate socială în contextul unei note de e-mail către un furnizor, mai degrabă decât introducerea datelor printr-un site securizat.
Conversație ocazională
Deoarece e-mailul se simte ca un astfel de forum informal, dezavantajat pentru a vorbi cu oamenii, adesea se vor extinde acelasi nivel de familiaritate briza cu strainii totali si apoi se vor intreba de ce primesc umarul rece. Un bun exemplu de acest lucru ar fi aspiranții care doresc să își aranjeze romanul la un editor la o editură. Spre deosebire de vechile zile în care astfel de terenuri au avut întotdeauna forma unor scrisori tipărite cu melc, împreună cu un plic auto-adresat și ștampilat, mulți editori au ajuns să recunoască faptul că interogările electronice nu doar ucid mai puțini copaci, ci și îi permit să procesează sarcina descurajantă a depunerilor mult mai rapid. Ceea ce le dezactivează instantaneu este, totuși, e-mailul de tip "chat", care începe de la "Emily", ca și cum expeditorul la cunoscut pe Emily ani de zile. Având în vedere că probabil că nu-l va cunoaște pe Emily dacă a trecut-o pe stradă, este arogant să presupunem că introducerea prin e-mail este o ușă instantanee pentru prietenie sau că expeditorul poate divulga informații personale care sunt bine în afara limitelor protocolului profesional. Până când destinatarul vă invită să-i folosiți numele, este întotdeauna înțelept să greșiți pe marginea formalității. Este, de asemenea, prudent să formatați litera pe ecranul computerului așa cum ați face o scrisoare care urma să fie tipărită și expediată prin poștă. Aceasta înseamnă salvarea fonturilor ciudate și a icoanelor zâmbitoare pentru prietenii și familia care vă cunosc deja.
Exprimarea ferestrei
Ținând cont de natura informală a schimburilor de e-mail și a mesageriei instantanee, pare să fi dat multora o scuză pentru a nu le corecta conținutul pentru greșelile de ortografie și gramatică. "Oh, e doar un e-mail", spun ei. "Nu este ca și cum cineva îi pasă sau are timp să prindă orice lucru mic." Ceea ce ei nu iau în considerare, totuși, este că e-mailul este o reflectare a mândriei - sau a lipsei acesteia - pe care o ia în propria lor muncă. Din moment ce nu știți niciodată câte persoane, în plus față de destinatarul destinat, o vor vedea, ar trebui să vă asigurați că este la fel de lipsită de erori înainte de a lovi butonul de trimitere.
consideraţii
Este un comentariu trist despre societatea noastră că atât de mulți oameni folosesc natura anonimă a Internetului pentru a trimite e-mailuri crud, rău și vicios. Faptul că aceștia pot adopta personaje "fără chip" prin intermediul mai multor conturi de e-mail le-a dat posibilitatea de a-și ascunde identitatea adevărată în spatele unor monikeri falsi și de a dezlănțui că ar fi probabil prea rușine să spună în persoană. Există un cuvânt pentru înțelepți despre folosirea e-mailului: dacă nu este ceva pe care nu ar fi dispus să-l dețineți într-o conversație față în față, probabil că nu ar trebui să intri și într-un e-mail. Pentru mai multe sfaturi despre eticheta e-mail - precum și sfaturi privind păstrarea în siguranță în mediu electronic - vizitați link-urile listate la sfârșitul acestui articol.
insularitate
Nu în ultimul rând, e-mailurile ne-au afectat dorința și capacitatea de a comunica unul cu celălalt prin timpul real al feței. În loc să vă aranjați să vă întâlniți cu un prieten pentru prânz și să prindeți din urmă, a devenit mai puțin un hassle la doar e-chat. În loc să luați un telefon sau să scrieți un fel de felicitare, a devenit mai convenabil să trimiteți doar o explozie prin e-mail. Chiar vă mulțumesc notele pentru un cadou sau pentru o cină minunată au fost înlocuite cu mesaje instantanee. Ceea ce este cel mai deranjant, totuși, este faptul că generația tânără a devenit mai confortabilă vorbind printr-o tastatură decât interacționând cu ceilalți în situații sociale. Aceasta, la rândul său, va avea un impact negativ asupra aptitudinilor lor verbale, limbajului corporal și stimei de sine. La urma urmei, dacă îți poți asuma orice identitate pe Internet, nu ai niciun motiv să lucrezi pentru a afla cine ești într-adevăr persoană.
