Comunicarea eficientă în afaceri este vitală pentru succesul organizației dvs. Ea are un impact major asupra performanței companiei dvs. și a productivității angajaților, precum și asupra liniei dvs. de bază. Ca proprietar de afaceri, trebuie să puteți comunica în mod clar viziunea și obiectivele dvs., să vă construiți relații cu clienții și partenerii potențiali și să interacționați cu echipa dvs.
Essentials de comunicare în afaceri
Managerii, CEO-urile, liderii de echipă și alți profesioniști trebuie să învețe să fie bune comunicatori pentru a-și îndeplini responsabilitățile. Indiferent dacă doriți să vindeți mai multe produse, să construiți o echipă puternică sau să maximizați eforturile dvs. de marketing, este important să stăpâniți esența comunicării de afaceri.
Dacă doriți să reușiți, nu este suficient să fii un bun strateg sau să aveți idei strălucitoare. Sigur, poți angaja oameni pentru a comunica cu clienții tăi și pentru a-ți promova serviciile, dar tot trebuie să-ți pui viziunea în cuvinte. Este responsabilitatea dvs. să oferiți feedback personalului dvs., să ascultați ce au de spus și să discute obiectivele companiei.
Comunicarea în domeniul afacerilor vizează numai schimbul de informații între persoanele din interiorul și din afara organizației dvs. Poate lua mai multe forme, cum ar fi comunicarea formală și informală, comunicarea internă și externă, comunicarea juridică, comunicarea laterală sau orizontală și multe altele. Gândiți-vă la aceasta ca pe un canal bidirecțional pentru transmiterea de instrucțiuni, idei, opinii, rapoarte și așa mai departe.
Pentru ca comunicarea să fie eficientă, trebuie să fie reciprocă. Trebuie să vorbiți clar și să ascultați cu atenție. De asemenea, asigurați-vă că înțelegeți fundamentele comunicării de afaceri, care sunt:
- Structura
- Relevanţă
- consecvență
- Claritate
- Actualitatea și primatul
- Mediu
Mai întâi de toate, mesajul dvs. trebuie să fie bine structurat și să aibă o deschidere, un corp și o închidere. Indiferent dacă trimiteți e-mailuri, efectuați apeluri telefonice sau prezentați un proiect, țineți cont de aceste elemente structurale. Începeți cu o scurtă introducere a mesajului dvs. pentru a permite publicului să știe ce să se aștepte. De exemplu, ați putea spune ceva de genul: "Astăzi, vom discuta despre strategia noastră de marketing pentru trimestrul următor". Apoi, prezentați-vă ideile în detaliu. În funcție de context, este posibil să aveți nevoie să vă faceți copii de rezervă cu fapte și cifre. Închideți mesajul cu o scurtă concluzie care conturează punctele cheie pe care le-ați discutat.
Asigurați-vă că mesajul dvs. este clar și relevant pentru publicul țintă. Imaginați-vă că încercați să explicați unui client că are nevoie de o completare completă a site-ului, și nu de câteva modificări minore. S-ar putea să fiți tentat să discutați despre designul web, optimizarea motorului de căutare, ratele de respingere și alte aspecte tehnice, dar nu o faceți. Este posibil ca clientul să nu știe ce înseamnă aceste lucruri și de ce contează. În schimb, ar trebui să vă concentrați asupra modului în care redesenarea completă a site-ului va aduce beneficii afacerii sale. Spuneți-i că va ajunge la mai mulți clienți, va spori gradul de conștientizare a mărcii, va crește ratele de reținere, va îmbunătăți securitatea datelor și așa mai departe.
Mențineți întotdeauna mesajul consistent, dar adaptați-vă pentru public și context. Dacă vă schimbați în mod constant gândul, riscați să vă pierdeți credibilitatea.
Este un lucru să le spuneți angajaților dvs. să păstreze datele clienților și să păstreze software-ul actualizat și un alt lucru pentru a avea o politică de securitate în vigoare. Comunicarea scrisă face mai ușoară clarificarea ideilor și asigurarea faptului că toată lumea se află pe aceeași pagină.
De asemenea, asigurați-vă că mesajul dvs. este memorabil. Includeți o declarație puternică și clară care vă întărește convingerile și se referă la subiect. Luați în considerare începerea sau încheierea mesajului dvs. cu un citat sau o altă deschidere puternică. Uneori, și umorul poate ajuta. Indiferent dacă vorbești cu un client sau cu un angajat, dă-i ceva de amintit.
Potrivit psihologilor, unii oameni au mai multă șansă să-și amintească ce au văzut sau au auzit ultima oară. Aceasta se numește efectul de recurență. Alții tind să reamintească ceea ce au văzut sau au auzit pentru prima dată, ceea ce este cunoscut ca efectul primatului. Prin urmare, este logic să începeți și / sau să închideți mesajul cu o declarație puternică.
Un alt lucru de luat în considerare este mediul de comunicare. Cum intenționați să transmiteți mesajul dvs.? Există diferite tipuri de medii de comunicare și fiecare are caracteristici unice. Acestea includ, dar nu se limitează la:
- prezentări
- rapoarte
- Comunicare on-line
- Întâlniri de afaceri
- Reuniuni video și telefon
- Social media
- Imprimate media
- Contractele și alte documente scrise
Aspecte juridice ale comunicării în afaceri
Când scrieți un contract sau depuneți acte juridice, este chiar mai important să comunicați în mod clar. Comunicarea slabă poate genera amenzi, fraude, defăimare, pierderi de venituri și procese costisitoare.
Familiarizați-vă cu legile din statul sau județul dvs., inclusiv cele referitoare la publicitate. Campaniile dvs. de marketing, de exemplu, trebuie să fie veridice și să respecte legile din industria dvs. Dacă vindeți suplimente alimentare, este posibil să nu pretindeți că produsele dvs. vindecă sau previne bolile. De asemenea, nu puteți comercializa alcoolul și țigările ca fiind benefice pentru clienți. Faceți o copie de rezervă cu fapte greșite și faceți dezvăluirile necesare.
Verificați dublu contractele de afaceri și contractele. Dacă aveți ceva de spus, puneți-o în scris. Includeți o secțiune care definește în mod clar termenii utilizați în contract. Adăugați secțiuni relevante, cum ar fi termenul contractual și rezilierea, garanțiile, separabilitatea și confidențialitatea.
Acordați atenție modului în care comunicați și cu personalul dvs. Alegeți-vă cu atenție cuvintele. Abținerea de amenințări sau discriminarea angajaților. De exemplu, dacă spuneți unui angajat că este prea tânăr pentru a lua un proiect specific, puteți fi acuzat de discriminare pe motive de vârstă. Un manager care tachinează angajații cu dizabilități poate fi acuzat de discriminare în ceea ce privește persoanele cu dizabilități, chiar dacă comportamentul său nu este menit să rănească persoana în cauză.
De ce este important comunicarea de afaceri?
Cunoscând aspectele cheie ale comunicării, nu este greu de înțeles de ce contează atât de mult. Comunicarea eficientă vă poate întări relația cu clienții, angajații și partenerii de afaceri, asigurând în același timp respectarea legală. În plus, vă poate oferi un avantaj competitiv și vă va ajuta să profitați din plin de eforturile dvs. de marketing.
Importanța comunicării externe într-o organizație nu trebuie subestimată. Ca manager sau proprietar de afaceri, trebuie să puteți transmite mesajul dvs. atât publicului țintă, cât și investitorilor, acționarilor, furnizorilor și partenerilor potențiali. Evenimentele live, de exemplu, vă oferă o șansă de a vă atrage atenția asupra perspectivelor dvs. sau asupra finanțării sigure pentru afacerea dvs. mică. Un discurs bine gândit sau o prezentare de produs captivantă vă pot stimula reputația și pot genera vânzări. Interviurile și comunicatele de presă vă permit să informați clienții și investitorii despre cele mai recente proiecte. De exemplu, ați putea dori să vorbiți despre noua dvs. colaborare cu o marcă sau despre o nouă linie de produse care vor perturba industria. Dacă comunicați clar și oferiți o valoare reală, veți genera buzunare în jurul mărcii dvs.
Comunicarea internă este esențială. Aproape jumătate dintre angajați rar sau niciodată nu părăsesc o întâlnire știind ce să facă în continuare. De fapt, 21% dintre profesioniști nu au un plan oficial pentru comunicarea internă. Dacă nu reușiți să precizați în mod clar scopul și obiectivele unei întâlniri, puteți crea confuzii și conflicte la locul de muncă.
Liderii care sunt comunicatori buni pot spori moralul angajaților, pot reduce ratele de afaceri și pot crește productivitatea în cadrul organizației. Ei au, de asemenea, o legătură mai puternică cu echipele lor și au mai puține conflicte. În plus, comunicarea internă eficientă asigură angajaților dvs. înțelegerea rolului lor și a contribuției pe care o au la creșterea și succesul companiei.
