Companiile mențin sisteme de inventar utilizând sisteme de inventariere periodică sau perpetuă. Sistemul inventar perpetuu menține echilibrul de inventar în timp real. Sistemul de inventar periodic actualizează numai soldul inventarului atunci când se ia o contabilitate fizică. Sistemele de stocare perpetuă necesită efectuarea anuală a unui inventar fizic, în timp ce un sistem de inventar periodic efectuează mai des inventarul fizic. Pentru ambele sisteme, diferența dintre numărul inventarului fizic și cantitatea raportată în sistemul de inventariere este ajustată printr-o ajustare a stocurilor.
Inventar fizic
Ajustările stocurilor necesită efectuarea unui inventar fizic, astfel încât contabilul să poată compara acest bilanț cu inventarul înregistrat în sistem. Toată activitatea trebuie să înceteze în timpul înregistrării inventarului fizic pentru a menține integritatea numărului. Angajații companiei numără și înregistrează manual fiecare unitate din depozit în timpul inventarului fizic.
Ajustări periodice ale inventarului
În sistemul de inventariere periodică, proprietarul afacerii înregistrează o modificare a inventarului atunci când numără fizic inventarul. El compară soldul inventar actual înregistrat cu numărul inventarului pe care tocmai la făcut. Diferența este înregistrată ca o ajustare a stocurilor. Intrarea în jurnal de ajustare a inventarului include un debit pentru costul bunurilor vândute, un credit pentru achiziții și fie un debit sau un credit către inventar. Proprietarul determină valoarea achizițiilor pe baza acumulării de achiziții efectuate pe parcursul lunii. Suma inventarului este calculată pe baza diferenței dintre numărul inventarului fizic și soldul stocurilor din sistem. Dacă suma inventarului reprezintă o creștere a soldului inventarului, contul este debitat. Dacă valoarea inventarului reprezintă o scădere, contul este creditat. Valoarea costului mărfii Vândute este determinată prin calcularea numărului necesar pentru echilibrarea intrării.
Ajustări inventar perpetuu
Într-un sistem permanent de inventar, tranzacțiile de achiziții și vânzări afectează soldul stocului la momentul tranzacției. Inventarul final inregistrat intr-un sistem inventar perpetuu trebuie sa se potriveasca teoretic cu numarul inventarului fizic. Contabilul compară inventarul fizic cu soldul sistemului de inventar. Contabilul înregistrează discrepanța ca o ajustare a inventarului. Suma discrepanței este plătită la costul mărfurilor vândute cu cealaltă porțiune a inventarului de încărcare de intrare. Dacă numărul inventarului fizic arată un echilibru mai mare decât sistemul de inventar, contabilul debitează inventarul și creditele Costul mărfurilor vândute. Dacă numărul inventarului fizic arată un echilibru mai mic decât sistemul de inventariere, contabilul debitează Costul mărfii vândute și inventarul creditelor.
Analiza inventarului
Unele ajustări ale stocurilor apar ca urmare a activității normale a întreprinderii, cum ar fi deteriorarea stocurilor sau erorile de introducere a datelor. Contabilul trebuie să analizeze ajustările mari ale inventarului pentru a determina de ce au loc ajustările mari. Erorile frecvente la introducerea datelor necesită responsabilități de recalificare sau restructurare. Ajustările mari de inventar inexplicabile pot fi rezultatul furtului, indicând faptul că securitatea trebuie să crească.
