Oricine lucrează sau administrează un birou înțelege importanța menținerii unui inventar al materialelor de birou. Nimic nu aduce progresul muncii într-o stare de repaus mai repede decât risipirea unor elemente de bază cum ar fi pixuri, cartușe de toner, hârtie și plicuri. Odată ce aveți consumabilele la îndemână, este important să urmăriți cheltuielile și utilizarea urmând câteva reguli simple de gestionare a inventarului de bază.
Gatekeeper
Una dintre primele reguli de gestionare a inventarului bun este de a asigura că are un manager. Numeste un gatekeeper. Întreținerea reușită a inventarului înseamnă cunoașterea a ceea ce există și cât timp a fost acolo, înregistrarea valorii inventarului și monitorizarea unde se află atunci când acesta părăsește zona de aprovizionare. Consumabilele de birou includ multe obiecte mici care pot dispărea cu ușurință. Inventarul trebuie păstrat într-o zonă securizată, cu acces limitat la câțiva angajați-cheie. Mențineți un jurnal al articolelor distribuite și al articolelor înlocuite.
FIFO
FIFO este un acronim pentru prima dată, în primul rând. Este un termen contabil pentru raportarea valorii inventarului și asigură că articolele achiziționate mai întâi sunt utilizate mai întâi, astfel încât valoarea să rămână exactă. Aceasta este, de asemenea, o modalitate inteligentă de a împiedica inventarul să devină vechi, învechit sau depășit. Elementele achiziționate mai întâi ar trebui utilizate mai întâi. Când se achiziționează inventarul de înlocuire, depozitați-l în spatele inventarului mai vechi și instruiți angajații să preia provizii din față. Articolele cu cerneală se pot usca, hârtia poate fi galbenă, iar componentele echipamentului pot deveni caduce. Utilizați metoda FIFO pentru a reduce cantitatea de deșeuri și pentru a menține inventarul în stare proaspătă.
Leverage Purchasing
Menținerea unui inventar al materialelor de birou oferă unei întreprinderi posibilitatea de a cumpăra cantități mai mari, ceea ce se traduce în economii de reduceri. Aceste economii se acumulează rapid atunci când cumpără cele mai populare articole în vrac. În cazul în care achiziționarea tuturor necesităților de aprovizionare de birouri este acordată unui singur furnizor, utilizați acea putere de cumpărare pentru a negocia economii și pentru achiziții mai mici. Beneficiați complet de programele de recompense oferite de furnizori. Afacerea de furnizare de servicii de birou este competitivă, deci utilizați un proces de licitare pentru a determina care companie are cel mai bun program pentru nevoile dvs.
Organizare
Cheia gestionării eficiente a inventarului se află în organizarea bunurilor. Pentru ca un sistem să fie eficient, angajații trebuie să poată avea acces la ceea ce au nevoie, când au nevoie. Consumabilele trebuie să fie așezate pe raft cu cele mai utilizate articole la nivelul ochilor și ușor accesibile. Stoca obiecte mai puțin folosite pe rafturile superioare, dar asigurați-vă că nu sunt uitate. Postați o listă de inventar cu privire la ceea ce este stocat și unde poate fi găsit. Păstrați zona curată și ordonată. Înlocuiți articolele cu suficient timp pentru a evita scurgerea, în special a obiectelor critice. Purtați obiecte învechite în mod regulat.
