Reducerea producției are loc ori de câte ori o afacere migrează dintr-un sistem sau o aplicație existentă, cum ar fi un program de gestiune contabilă sau inventar sau un sistem de producție de producție, la unul nou. Deși desfășurarea efectivă poate dura doar una sau două zile, sarcinile și activitățile pre-și post-cutover sunt esențiale pentru succesul proiectului. Pentru majoritatea afacerilor, o foaie de calcul este utilă pentru documentarea sarcinilor și a activităților care duc la ziua de mers și a sarcinilor pentru acea zi și pentru zilele care urmează.
Obiective și componente cruciale
Cele mai bune practici IBM pentru migrarea eficientă a datelor spun că un plan de tăiere ar trebui să vizeze trei domenii principale. Ar trebui să definească sarcinile de migrare în ordinea lor de completare, inclusiv estimările dacă sau cât timp sistemul va trebui să fie offline. Ar trebui să identifice problemele potențiale și să descrie modul de reducere sau eliminare a riscurilor. Și ar trebui să includă numele și informațiile de contact pentru membrii interni și externi ai echipei cutover, precum și persoanele care au nevoie de actualizări și informații ca progresele trecute.
Pregătirea și activitățile preliminare
Fiecare pas din fiecare secțiune a unui plan de tăiere trebuie să fie listat în ordinea în care trebuie să fie completat. Identificați sarcina, persoana de conducere, durata estimată, datele de începere și de încheiere și persoana de contact de rezervă. Includeți o zonă pentru persoana care conduce să se deconecteze la sarcinile îndeplinite. Prima secțiune a planului ar trebui să identifice sarcinile și activitățile care trebuie să fie complete înainte de începerea tăierii. Aceasta include instalarea și configurarea hardware-ului, a software-ului și a dispozitivelor periferice, efectuarea instruirii utilizatorilor finali, încărcarea datelor necesare și backup-ul sistemului actual.
Activități de zero ore
Activitățile de zero ore au loc în ziua de mers. Acestea includ o cronologie specifică pentru sarcinile implicate în închiderea vechiului sistem și activarea și testarea noului sistem. Această secțiune ar trebui să aibă un plan de urgență, cum ar fi pașii pentru completarea unei revendicări în cazul în care noul sistem nu reușește. Dacă întreruperea nu se întâmplă în timpul orelor în afara orelor de vârf, planul ar trebui să descrie un sistem de notificare a utilizatorilor cu privire la orice oprire preconizată și durata acestora, precum și instrucțiuni privind momentul și modul de deconectare a sistemului vechi.
Monitorizare post-tăiere
Planul trebuie să contureze un program pentru monitorizarea și efectuarea testelor în curs. De exemplu, dacă întreruperea are loc în timpul orelor în afara orelor de vârf, planificați monitorizarea și testarea pentru cel puțin câteva zile în timpul orelor de vârf de utilizare. Includeți lucruri pe care să le urmăriți în general, cum ar fi încetinirea sistemului sau comportamentul inconsistent, precum și eventualele probleme care au fost identificate în prealabil. Listează pașii pentru punerea în aplicare a unui plan de urgență, inclusiv notificarea utilizatorilor cu privire la oprirea necesară, și include o listă de verificare pentru a decide dacă să închidă și să facă orice reparații sau modificări necesare în timpul zilei de lucru sau în afara orelor de vârf.
