Un aspect frecvent ignorat, dar important, al unei afaceri este mesajul de salut vocal. Înregistrările memorabile și profesionale au un impact pozitiv. Asigurați-vă că salutul se potrivește companiei în timp ce încă adăugați stil cu o personalitate aruncată în amestec. Cele mai bune înregistrări de ieșire au cantitatea potrivită de gust, fără a pierde atingerea profesională.
Ingrediente de bază
O mesagerie vocală de afaceri ar trebui să aibă mai multe ingrediente care să informeze. Includeți numele persoanei a cărei extensie a fost formată, numele companiei și departamentul. Invitați apelantul să lase un mesaj; deseori apelantul nu-și dă seama că a ajuns la poșta vocală. Spuneți clienților când se pot aștepta la un apel înapoi și puteți oferi un contact alternativ, dacă este posibil. Adăugați site-ul companiei sau adresa de e-mail. Lăsați un singur contact suplimentar pentru scurtă durată, avertizează Christopher Null, scriind în PC World. Construiți un salut scurt și punctual.
Nr-nr
Evitați utilizarea unui telefon mobil pentru a înregistra salutul. O linie de teren este preferată pentru înregistrarea de salut. Calitatea sunetului nu este la fel de bună pe un telefon mobil în comparație cu o linie de telefon. Salutările profesionale nu ar trebui să pară defăimate sau sparte. Evitați salutările standard. Sună automat, impersonal și rece. Asigurați-vă că nu sunt înregistrate zgomote de fundal. Un salut telefonic înregistrat slab poate transforma clienții și duce departe. Evitați "um" și "uhs." Pregătiți un scenariu înainte de înregistrare, astfel încât să curgă ușor.
General Salut
Salutul general este folosit zilnic pentru apelurile zilnice ratate, în timp ce telefonul este nesupravegheat. Acest salut este, în general, jucat pentru persoane care sună din afara companiei.
"Ați ajuns la (compania), unde (slogan). Acesta este (numele), ghidul dvs. pentru (departament). Din păcate, nu pot ajunge la telefon chiar acum, dar lasă-mi un mesaj cu numele și numărul de telefon și îți voi răspunde cât mai curând posibil. Sau nu ezitați să trimiteți un e-mail la adresa de e-mail."
Afișarea mesajelor în afara biroului
Mesajele out-of-office sunt folosite atunci când cineva va fi plecat de la birou pentru o perioadă predeterminată de timp. Majoritatea serviciilor de mesagerie vocală permit o salutare să se joace pentru un anumit interval de timp, astfel încât nimeni nu trebuie să-și amintească să dezactiveze salutul de la birou.
"Bună, acesta este (nume) în (departament). Sunt la birou până la (data). Voi verifica mesajele mele vocale pe parcursul zilei, așa că vă rog să-mi lăsați un mesaj și vă voi răspunde cât mai curând posibil. Dacă aveți nevoie de asistență suplimentară, puteți contacta (persoana de contact alternativă) la (numărul de telefon) sau puteți vizita site-ul nostru la adresa URL."
